Як побудувати відділ продажів: покроковий план, розрахунок команди і бюджет запуску

Щоб побудувати відділ продажів, який працює без щоденної участі власника, потрібно пройти сім кроків у правильному порядку: від фінансової цілі і розрахунку команди до CRM, регламентів, адаптації і найму. Порядок має значення. Найм на самому початку, без описаного процесу, це найдорожча з помилок: ви платите зарплату людям, для яких ще не визначено, що саме вони мають робити.

Ця стаття розбирає кожен крок з формулами, таблицями і цифрами, а не загальними порадами: скільки менеджерів потрібно під ваш план, яку з семи моделей структури обрати, скільки коштує запуск у гривнях і коли справді потрібен керівник відділу. Як ці кроки виглядають на реальному проєкті, ми показали в кейсі відділу продажів у мілітарі: дистриб’ютор Starlink і дронів за 5 місяців підняв конверсію з ліда в угоду на 68,5 відсотка.

Що таке ефективний відділ продажів?

Відділ продажів це система з визначеною структурою, планом, регламентами і показниками, яка перетворює потік звернень у передбачувану виручку і працює однаково незалежно від того, хто саме сьогодні на зміні.

Ефективний відділ продажів відрізняється від просто працюючого одним. У ньому менеджери не просто знають, як продавати, а розуміють свій цінний кінцевий продукт (ЦКП), мають прозору мету на тиждень, місяць і квартал, і діють у відповідності до стратегії компанії.

Вони продають екологічно. Не втюхують, а розбираються в запиті клієнта і пропонують рішення, яке справді створює цінність. Це команда, яка працює не на кількість дзвінків, а на якісну комунікацію і довгострокові стосунки. Значну частину цієї поведінки задає не характер людей, а система мотивації менеджерів з продажів: менеджер робить те, за що йому платять, а не те, що написано в цінностях компанії.

Продажі це паливо будь-якого бізнесу. Немає продажів немає бізнесу. Щоб продажі росли з місяця в місяць, відділ має бути системним. Тобто процеси налагоджені, плани виконуються, кожен знає свої задачі, ЦКП і відповідає за результат.

10 критеріїв ефективного відділу продажів

У Бюро продажів ефективним вважається той відділ, який відповідає 10 критеріям:

1. Є організаційна структура відділу продажів і єдина система продажів, прописаний ЦКП кожної посади та взаємодія відділу продажів з іншими відділами компанії.
2. Команда діє за єдиним алгоритмом, який забезпечує дисципліну, порядок і націленість на результат.
3. Проводиться регулярний менеджмент керівника компанії з керівником відділу продажів.
4. На регулярній основі йде робота з командою над знаннями і навичками в продажах.
5. Менеджери ефективно працюють з кожним клієнтом на всіх етапах продажу.
6. Прописані плани продажів, побудовані на аналітиці фактичних результатів, сезонних трендів, коливань ринку і наявних людських ресурсів, і є розуміння, як їх виконувати.
7. Роботу менеджерів контролює керівник відділу продажів, який виконує чотири основні функції: планування, мотивація, управління і контроль.
8. Менеджери працюють з CRM-системою та IP-телефонією за прописаними регламентами. Жодних особистих телефонів, переписок і блокнотів.
9. У роботі з клієнтами менеджери працюють за скриптами. Скрипт це не читання по шаблону, а структурований маршрут розмови.
10. Впроваджена система підзвітності і планування, де кожен менеджер сам складає плани на день, тиждень і місяць на основі своїх результатів.

Ці критерії практичні, бо виросли з нашого досвіду з 2017 року: 187+ побудованих під ключ відділів продажів, 232 консалтингові проєкти в 10 країнах, 600+ консультацій і понад 30 млн доларів додаткового доходу, які ми заробили клієнтам. Приклади результатів у різних нішах зібрані на сторінці кейсів.

Проведіть безкоштовний аудит свого відділу продажів

Перш ніж будувати щось нове, варто зрозуміти, що вже працює, а що ні. Замовте аудит відділу продажів і отримайте перелік конкретних точок росту.

 

---

7 кроків для побудови системного відділу продажів

Нижче сім кроків у тому порядку, в якому їх треба виконувати. Порядок не декоративний. Кожен наступний крок спирається на результат попереднього, і спроба почати з найму, минаючи цілі і структуру, дає найдорожчу з усіх помилок: ви платите зарплату людям, для яких ще не описано, що саме вони мають робити.

Реалістичний графік для команди з трьох менеджерів виглядає так.

Крок 7 у графіку стоїть раніше за Крок 6 навмисно. Найм займає найбільше календарного часу, тому його запускають паралельно, а програму адаптації пишуть до того, як перший кандидат вийде на роботу.

Крок 1. Поставити OKR ціль для відділу продажів

Відділ продажів це єдиний відділ, який приносить бізнесу гроші. Усі решта їх витрачають. Тому побудова починається не з людей, а з цифри, заради якої ці люди наймаються.

OKR-ціль це амбітна мета на великий горизонт: квартал, півроку, рік. Key Results це тактичні дії, декомпозовані на день, тиждень і місяць.

Для постановки фінансової цілі потрібні сім вхідних даних:

• Скільки прибутку ви хочете отримувати як власник.
• Яка маржинальність бізнесу.
• Яка наскрізна конверсія воронки продажів.
• Яка конверсія кожного окремого етапу воронки.
• Скільки лідів заходить у воронку щомісяця.
• Який середній чек.
• Скільки дій потрібно, щоб закрити одну угоду.

Дві цифри з цього списку зазвичай беруть зі стелі, і саме вони ламають увесь розрахунок. Перша це маржинальність: якщо ви не знаєте реальної маржі, план по виручці не має сенсу, бо виручка може рости, а прибуток падати. Розібратися з нею допоможе матеріал про фінанси в бізнесі. Друга це мінімально допустимий рівень продажів, нижче якого відділ працює в збиток. Його рахують через точку беззбитковості бізнесу, і це та сама цифра, яку потім ставлять як нижню межу плану, а не як норму.

Як порахувати ціль назад, від прибутку

Розрахунок йде у зворотному напрямку, від бажаного прибутку до кількості дій:

Виручка на місяць = Бажаний прибуток / Маржинальність
Угод на місяць = Виручка / Середній чек
Лідів на місяць = Угоди / Наскрізна конверсія
Дій на місяць = Ліди × Кількість дотиків на лід

Приклад. Власник хоче 600 000 грн прибутку на місяць. Розкладаємо ціль назад, крок за кроком:

1. Маржинальність 20 відсотків, отже виручка має бути 3 000 000 грн.
2. Середній чек 120 000 грн, отже потрібно 25 угод на місяць.
3. Наскрізна конверсія з ліда в угоду 12 відсотків, отже на вході потрібно близько 210 лідів.
4. На закриття одного ліда йде в середньому 4 результативні дотики, отже відділ має зробити 840 цільових дій на місяць.

Ці 840 дій і є Key Results. Далі вони перетворюються на кількість менеджерів, і саме цей розрахунок розібраний у Кроці 2.

Важливо. Ставте реальні плани, виходячи з реальної ситуації бізнесу. План, у який не вірить сам керівник, демотивує швидше, ніж його відсутність.

Коли ціль порахована правильно, а не взята зі стелі, вона дає результат, а не просто цифру на стіні. У кейсі Сонячні системи в ніші сонячної енергетики впроваджене управління продажами дало 123 відсотки виконання плану в червні і 82 відсотки річної цілі вже за перші чотири місяці роботи.

Звідки відділ бере ліди

Розрахунок вище має один вхід, який неможливо підробити: 210 лідів на місяць мають звідкись узятися. Якщо їх приходить 60, ніяка структура і жодні скрипти не витягнуть план. Тому одразу зафіксуйте, з яких джерел відділ отримує потік і хто за кожне з них відповідає:

• Вхідний потік з реклами, сайту, маркетплейсів і соцмереж. Відповідальність маркетингу, а відділ продажів відповідає за швидкість реакції.
• Вихідний холодний потік: обдзвін, e-mail, LinkedIn. Це окрема робота і зазвичай окрема роль.
• Партнерські та реферальні звернення. Найдешевший канал, який майже ніхто не оцифровує.
• Повторні продажі і повернення в базу. Найшвидший спосіб добрати план, який лежить у вашій же CRM.

Якщо хоча б один із чотирьох каналів у вас не оцифрований, у розрахунку буде дірка, і виявиться вона рівно тоді, коли менеджери вже найняті.

Крок 2. Створіть організаційну структуру відділу продажів

Коли стає зрозуміло, що самотужки фінансової цілі не досягти, з’являється потреба в команді. Але спершу треба відповісти на два питання: скільки людей і в якій конфігурації.

Скільки менеджерів потрібно: розрахунок від плану продажів

Це найчастіше питання власника на старті і найбільша порожнеча у видачі. Орієнтири в мережі є, формули немає майже ні в кого. Школа бізнесу Нової Пошти дає грубу вилку: 1-2 менеджери на вхідних заявках і 5-6 на активних продажах для виробничого підприємства. Це корисно як перевірка здорового глузду, але це не розрахунок.

Рахувати треба від плану. Беремо результат Кроку 1 і продовжуємо:

Норма менеджера на місяць = Норма дій на день × Робочих днів × 0,7
Менеджерів (за обсягом дій) = Дій на місяць / Норма менеджера на місяць

Коефіцієнт 0,7 це продуктивний час. Менеджер не проводить у продажах 100 відсотків робочого дня: є планерки, звітність, навчання, розбір дзвінків і людський фактор. Закладати 1,0 означає гарантовано недорахувати команду.

Продовжимо приклад із Кроку 1, де відділ має зробити 840 цільових дій на місяць. Норма одного менеджера 25 результативних дій на день, у місяці 21 робочий день:

Норма менеджера на місяць = 25 × 21 × 0,7 = 367 дій
Менеджерів за обсягом дій = 840 / 367 = 2,3 → 3 менеджери

Тепер перевірка другим методом, який враховує довжину циклу угоди:

Активних угод у роботі = Угод на місяць × (Цикл угоди в днях / 21)
Менеджерів (за навантаженням) = Активні угоди / Норма одночасних угод на менеджера

При 25 угодах на місяць, циклі 45 днів і нормі 28 одночасних угод на менеджера:

Активних угод у роботі = 25 × (45 / 21) ≈ 54 угоди
Менеджерів за навантаженням = 54 / 28 = 1,9 → 2 менеджери

Два методи дали 2 і 3. Беремо більше значення і округлюємо вгору, бо новий менеджер виходить на норму не з першого дня, а відпустки і лікарняні ніхто не скасовував. Відповідь: 3 менеджери. Якщо методи розходяться більше ніж удвічі, це майже завжди означає помилку у вхідних даних, а не складний бізнес.

Орієнтири навантаження за типом продажів, які ми використовуємо на проєктах як стартову гіпотезу перед першим місяцем заміру:

Це не галузева статистика, а наші робочі орієнтири. Перевіряйте їх на власних даних першого місяця і замінюйте фактом, щойно він з’явиться.

7 моделей структури відділу продажів і коли яка працює

Шість із семи моделей нижче системно описує агенція «Ракета продажів», сьому, pod-модель, виділяє ScaleUp. Жодне з цих джерел не зводить моделі в один вибір, тому нижче таблиця, за якою можна обрати свою за чотирма параметрами.

Правило вибору просте. Модель ускладнюють тоді, коли поточна перестала давати приріст, а не заздалегідь. Найдорожча помилка на старті це збудувати конвеєр під потік лідів, якого ще немає. Детальніше кожен тип розібраний у статті «Структура та ролі у ефективному відділі продажів».

Розділена структура це не теорія. У кейсі West Profile Group, виробника і дистриб’ютора покрівельних матеріалів, B2B і B2C вели окремі команди з окремими нормами. Результат за 4-5 місяців:

• B2B: +38,82 відсотка середньомісячних продажів рік до року;
• B2C: +88,85 відсотка середньомісячних продажів рік до року;
• норма плану два місяці поспіль в обох напрямах: вересень 100,59 відсотка B2B і 119,15 відсотка B2C, жовтень 100,51 і 122,52 відсотка.

Один загальний план на два різні типи клієнтів такого результату не дав би.

Спеціалізовані ролі: хто за що відповідає

Коли відділ переростає лінійну модель, повний цикл продажу ділиться на ролі:

• SDR шукає і кваліфікує ліди, призначає зустріч. Його ЦКП це кваліфікована зустріч, а не кількість дзвінків.
• Менеджер з продажів (закривач) веде угоду від кваліфікації до оплати. Його ЦКП це оплачений рахунок.
• Акаунт-менеджер веде клієнта після першої угоди: повторні продажі, розширення, утримання. Його ЦКП це повторна оплата.
• Пресейл або технічний консультант підключається там, де продукт складний і потрібен розрахунок або специфікація.

Ту саму логіку часто описують трійкою хантер, фермер і клоузер: хантер приводить нових, клоузер закриває, фермер вирощує наявних. Це не інша модель, а інша назва тих самих зон відповідальності. Головне правило одне: одна людина не може бути одночасно хантером і фермером на повну, бо це протилежні типи роботи і протилежні мотиватори.

Як має далі розвиватись команда

Придивіться до співробітників. Приблизно через 3 місяці має проявитися лідер: людина з ініціативою, чия думка має вагу в команді. Саме такого менеджера починають вирощувати як майбутнього керівника.

Перед призначенням на керівну посаду запропонуйте йому роль тімліда, або старшого менеджера. Тімлід продовжує виконувати свій план продажів і при цьому підвищує дисциплінарні та фінансові показники команди. Обов’язково призначайте випробувальний термін. Призначати на постійно варто, якщо за цей час зросла конверсія, зросла кількість угод і покращилась дисципліна.

Пам’ятайте про мотивацію тімліда: більше роботи означає більше фінансової нагороди. Наприклад, за особисто закритими угодами тімлід отримує стандартний відсоток плюс 1-2 відсотки із загального обороту команди. Що саме входить у цю роль і чим вона відрізняється від керівника, розібрано в матеріалі огляд посади тімліда відділу продажів.

Коли справді потрібен керівник відділу продажів

Тут джерела суперечать одне одному, і це варто знати. KeepinCRM пише, що формальна структура і керівник потрібні на 3-4 менеджерах. Кирило Куницький говорить про модель «керівник-граючий тренер» до 5 менеджерів. «Ракета продажів» називає поріг 5-7 співробітників. Три цифри, три різні відповіді, і жодне з джерел не пояснює, звідки береться різниця.

Ми не додаємо четверту цифру. Різницю визначають чотири параметри:

1. Довжина циклу угоди. Короткий цикл означає десятки операцій на день на кожного менеджера. Потреба в щоденному управлінні виникає раніше, поріг нижчий.
2. Вартість угоди. Чим дорожча угода, тим більше уваги вона вимагає окремо, і тим раніше власнику стає нікуди дівати час на контроль.
3. Мікс каналів. Холодний вихідний потік потребує щоденного управління активністю. Чистий вхідний потік деякий час керує собою сам.
4. Чи продає власник особисто. Поки власник у продажах, він і є керівником відділу, просто ця роль не названа. Щойно він виходить з операційки, поріг настає негайно, незалежно від кількості людей.

Практичний тест замість цифри. Порахуйте години, які за тиждень ідуть на планерки, розбір дзвінків, звітність, навчання і найм. Якщо їх більше 20, у вас уже є керівник відділу продажів. Просто ця роль не оплачена, не названа, і виконує її людина, у якої при цьому є власний план продажів. Далі залишається два варіанти: або зняти з неї план, або найняти окремого КВП. Що саме має бути в його зоні відповідальності, детально описано в посадовій інструкції керівника відділу продажів.

Якщо частина вашої виручки йде через державних замовників, ця роль виглядає інакше. Тендерний напрям має власний цикл від моніторингу оголошень до підписання договору, і ми описали його окремо в матеріалі про державні закупівлі як канал продажів.

Крок 3. Впровадьте автоматизацію відділу продажів з CRM

Щоб позбутися хаосу, потрібна CRM-система. Вона впорядковує роботу відділу, дає аналітику ефективності менеджерів і зберігає базу клієнтів у компанії, а не в особистих телефонах. Це і про керованість, і про безпеку.

Базовий набір інструментів автоматизації складається з трьох елементів: CRM-система, IP-телефонія і підключені месенджери.

CRM-система: контроль, порядок і безпека

CRM це система управління продажами, яка дозволяє:

• Вести єдину базу клієнтів з історією всіх комунікацій, дзвінків, листування і угод.
• Автоматизувати рутину: нагадування, задачі, статуси, листи.
• Бачити реальні показники: кількість лідів, конверсію по етапах, швидкість обробки запитів.
• Ухвалювати рішення на основі аналітики, а не припущень.
• Побудувати чіткий процес продажу з фіксацією всіх дій.
• Вести комунікацію через різні канали і бачити всю історію в одному місці.

CRM це також безпека бізнесу. Інформація про клієнтів залишається в компанії. Ви не втратите базу зі зміною команди, і немає ризику, що менеджер забере клієнтів із собою. Керівник завжди має повний доступ до даних. Чому саме CRM, а не таблиця чи облікова система, докладно розібрано в матеріалі про роль CRM-систем у процесі продажів, а порівняння варіантів на ринку в статті про те, як обрати CRM для свого відділу продажів.

Приріст тут дає не додаткова людина, а впорядкований процес. У кейсі Finmap, сервісу для фінансів малого і середнього бізнесу, реорганізація відділу продажів дала плюс 18 відсотків обігу за два місяці без розширення команди, знизила відтік клієнтів на 15 відсотків і підняла конверсію на 20-35 відсотків.

Месенджери та IP-телефонія

Якщо менеджери спілкуються з клієнтами в Telegram, Viber, WhatsApp, Instagram або Facebook, ці канали обов’язково підключаються до CRM. Інакше частина комунікації випадає з процесу, історія листування залишається в особистих акаунтах, а якість спілкування неможливо перевірити.

IP-телефонія дає запис усіх дзвінків, фіксацію пропущених, аналітику за кількістю і тривалістю, розподіл на унікальні та повторні звернення і переадресацію. Без записів дзвінків неможливий ні розбір, ні навчання, ні скоринг якості, про який ідеться нижче.

Мінімальний набір, якщо у відділі 1-2 людини

Повноцінний стек не завжди виправданий на старті. Мінімально життєздатний варіант виглядає так: воронка з 5-6 етапів і три обов’язкові поля в кожній картці. Звідки прийшов клієнт, про яку суму йдеться, який наступний крок і коли він запланований. Цього достатньо, щоб через місяць порахувати конверсію по етапах і зрозуміти, де саме губляться угоди.

Такий мінімум можна тимчасово вести навіть у таблиці. Але щойно менеджерів стає двоє, таблиця перестає працювати: немає запису дзвінків, немає контролю дедлайнів і немає захисту бази. Витрати на CRM у цей момент менші за вартість однієї втраченої угоди, і саме так це рішення варто рахувати.

Як це виглядає на практиці, показує кейс брендинг-студії Bluff Studio. До впровадження CRM у компанії не було аналітики по базі взагалі, і ніхто не міг сказати, скільки звернень доходить до оплати. Після переходу на єдину систему конверсія із запиту в оплату зросла з 29,05 до 72,34 відсотка.

Крок 4. Створити регламенти та стандарти бізнес-процесів

Усі бізнес-процеси треба регламентувати і привести до єдиного стандарту.

Перший крок це описати бізнес-процеси роботи відділу продажів. Без цього неможливо створити структуру, в якій команда діє злагоджено, а результат прогнозований. На основі процесів формуються регламенти і стандарти роботи.

Базовий набір документів:

• Правила внутрішнього розпорядку: оформлення, графік, стажування, відпустки, лікарняні, робота у вихідні.
• Посадова інструкція менеджера з продажів з чітко визначеним ЦКП.
• Регламент робочого дня: коли старт, коли планерка, коли звітність.
• Регламент планерок: що обговорюється, хто готує, у якому форматі.
• Регламент заповнення звітів і статистики дня.
• Регламент по KPI.
• Регламент роботи в CRM.

Додатково прописуються процеси, які найчастіше ламаються на стику відділів:

• Розподіл і опрацювання лідів: хто, коли і на яких умовах отримує лід, який дедлайн першого контакту.
• Виставлення рахунків і підтвердження оплат: хто відповідає, який термін, яка комунікація.
• Підписання договорів: стандартні шаблони, хто координує, терміни.

Ознака того, що регламенти написані правильно, одна. Новий менеджер, який вийшов у понеділок, у середу знає, що робити, не питаючи керівника. Якщо документ не проходить цей тест, це не регламент, а декларація.

Важливо, щоб відділ працював у єдиній системі, де кожен знає, що і коли робити, розуміє ЦКП своєї посади і несе за нього відповідальність, а процеси не залежать від конкретної людини. Тоді відділ можна масштабувати, набираючи нових менеджерів у готову систему, а не в порожнечу.

Крок 5. Написання скриптів з продажів для роботи з клієнтами

Скрипт продажів це прописаний сценарій розмови з клієнтом, який включає всі ключові етапи: знайомство, виявлення потреби, резюмування, презентацію, роботу з запереченнями і закриття. Це не текст для зачитування, а алгоритм, який допомагає менеджеру впевнено вести клієнта від першого контакту до угоди.

5 етапів продажу всередині скрипта

1. Відкриття. Привітання, актуалізація, взяття ініціативи.
2. Анамнез. Виявлення болю, мотивації, потреби клієнта і його платоспроможності.
3. Діагноз. Резюмуємо, чи правильно зрозуміли потребу.
4. Презентація. Презентуємо компанію і продукт саме під озвучену потребу.
5. Закриття. Робимо пропозицію, називаємо ціну, встановлюємо дедлайн і робимо заклик до дії.

Окремим блоком до скрипта додається робота із запереченнями. Формально це не шостий етап, а набір відгалужень, які можуть спрацювати на будь-якому з п’яти. Готові структури і приклади зібрані в матеріалі про скрипти продажів.

Відповіді на 5 типових заперечень

Більшість заперечень це не відмова, а сигнал, що якийсь із попередніх етапів пройшли формально. Тому відповідь майже завжди починається з повернення на той етап, а не з аргументу.

Логіку кожної відповіді і повний набір технік розібрано окремо в матеріалі про техніки роботи із запереченнями клієнтів.

Важливо. Неможливо написати скрипт один раз і назавжди. Його доповнюють новими мовними шаблонами і змінюють залежно від результату. Скрипт, який місяць ніхто не редагував, з великою ймовірністю вже не використовується в реальних розмовах, і перевірити це можна тільки через записи дзвінків.

Крок 6. Програма адаптації менеджера з продажів у відділ

Найбільший відсоток звільнень у відділі продажів припадає на перші робочі дні. Саме тоді в людини найбільше сумнівів: чи на тому я місці, чи зможу я продати, скільки я зароблю.

Ціль адаптації це не швидко навчити, а закохати людину в компанію, продукт і самі продажі. Познайомити з командою, показати робоче місце, відкрити базу знань, створити відчуття залученості. Це формує лояльність з перших годин. Причини, з яких новачки йдуть попри нормальні умови, розібрані окремо в матеріалі про те, чому новачки звільняються в перші місяці.

Друга частина адаптації це інтеграція в команду, а не лише в процес. Тут працюють ті самі методи командоутворення, які працюють у сформованих відділах.

Поденний план адаптації: день 1 – день 10

Принцип адаптації описують багато хто. Тіньовий день, розбір еталонних записів, поступовий вихід на самостійні дзвінки. Розкладу по днях у відкритому доступі немає майже ніде. Нижче наш робочий графік на два тижні, який можна взяти як шаблон і адаптувати під свій продукт.

Такий підхід дає новачку структуру, знімає зайві сумніви на старті, дозволяє швидко оцінити потенціал і економить час керівника, бо всі відповіді вже прописані в плані. Головна перевага в іншому: рішення про людину ухвалюється на десятий день за вимірюваними критеріями, а не на третій місяць за відчуттями.

Крок 7. Впровадити систему найму за допомогою простих практичних порад

Правильно розроблена стратегія найму дає змогу прогнозувати результат. Коли заздалегідь відомо, скільки потрібно кандидатів, скільки коштує процес і які ресурси працюють, найм перестає бути лотереєю.

Система найму починається не з вакансії, а з портрета кандидата. Поки не описано, кого саме ви шукаєте, у якому досвіді, з якою мотивацією і під який тип продажів, будь-яка вакансія збиратиме випадкові відгуки. Як його скласти, розібрано в матеріалі як скласти портрет кандидата.

Друга частина системи це стандартний набір питань на співбесіді, однаковий для всіх кандидатів. Це єдиний спосіб порівнювати людей між собою, а не орієнтуватися на те, хто справив краще враження. Готовий перелік є в матеріалі про питання для співбесіди менеджера з продажів.

За нашою внутрішньою статистикою 2024 року середній час закриття вакансії становив 36,5 дня, а на 105 закритих позицій довелося 1 587 проведених співбесід. Це приблизно 15 співбесід на одну закриту вакансію на нашому потоці, де скринінг уже автоматизований. Компанія, яка наймає вперше і без відлагодженого процесу, має закладати більше.

Головний практичний висновок з цих цифр один. Найм це найдовший за календарем крок із семи. Якщо ви починаєте його останнім, відділ запуститься на місяць-півтора пізніше, ніж планувалося.

4 ключові етапи успішного найму

Щоб ефективно закрити вакансію менеджера з продажу, потрібен чіткий покроковий план. Виділяємо чотири етапи, які формують основу системного найму.

1. Формування привабливої вакансії

Опис вакансії це перша точка контакту з кандидатом. Вона має не лише інформувати, а й мотивувати податися. Пропозицію подають як можливість, з акцентом на перевагах роботи в компанії, професійному розвитку і фінансовому зростанні.

Персоналізоване звернення від власника або керівника напряму працює краще за знеособлений текст: воно створює відчуття відкритості. Успішна вакансія показує унікальність компанії, чітко описує умови та очікування і виділяється серед шаблонних оголошень.

2. Підвищення видимості вакансії

На конкурентному ринку стандартне розміщення часто не дає результату. Щоб отримати максимум відгуків, використовують пріоритетні формати розміщення. Кандидати рідко переглядають більше 2-3 сторінок видачі, тому видимість прямо впливає на кількість відгуків і якість вибору.

Різниця в ціні тут суттєва і її варто знати заздалегідь. Тарифи work.ua станом на 7 вересня 2026 року:

• «Стандарт»: 890 грн за вакансію на місяць;
• «Гаряча вакансія» (пріоритетне розміщення): 7 490 грн за тиждень;
• доступ до бази резюме: 2 490 грн за 100 контактів на місяць.

Тобто один тиждень пріоритетного показу коштує більше, ніж вісім місяців звичайного розміщення. Це виправдано лише тоді, коли звичайна вакансія за два тижні не дала потрібного потоку відгуків.

3. Масовий скринінг кандидатів

На первинному відборі важливо не звужувати вибір лише до ідеальних резюме. Зовнішня привабливість CV не завжди корелює з реальними навичками і мотивацією. Задача етапу зібрати якомога ширше коло релевантних кандидатів.

Для цього зазвичай потрібен платний доступ до бази резюме. На work.ua він коштує 2 490 грн за 100 контактів на місяць. Це та сама сума, яку варто закладати в бюджет найму окремо від вартості розміщення вакансії.

4. Проведення групової співбесіди

Щоб знайти одного ефективного менеджера з продажу, зазвичай потрібно поспілкуватися приблизно з 30 кандидатами. В індивідуальному форматі по 30 хвилин це щонайменше 15 годин роботи керівника.

Групова співбесіда дозволяє оцінити близько 10 кандидатів за одну годину без втрати якості відбору. Такий формат економить час, показує динаміку взаємодії учасників і швидше виділяє тих, хто підходить за енергією, стилем комунікації та мотивацією. Повний покроковий процес від першого контакту до виходу на роботу зібраний у гайді пошуку ідеального кандидата.

Фінальний крок після відбору це оффер. Він фіксує умови письмово і суттєво знижує ризик того, що кандидат передумає на етапі виходу. Що саме має бути в документі, розібрано в матеріалі як скласти job offer для кандидата.

Скільки коштує запустити відділ продажів в Україні

Це питання власник ставить першим, а у видачі на нього немає відповіді. У жодному з дванадцяти матеріалів, які зараз ранжуються в топі за цим запитом, не названо жодної суми. Нижче конкретні цифри, зняті з сайтів постачальників 7 вересня 2026 року. Валютні тарифи наводимо у валюті постачальника: у гривні вони залежать від курсу на день оплати, і фіксувати його в статті було б неправильно.

Разові витрати на запуск

Щомісячні витрати, відділ з трьох менеджерів

Найбільша несподіванка в цьому бюджеті не CRM, а хвилини. Приклад для трьох менеджерів, які роблять по 25 дзвінків на день середньою тривалістю 3 хвилини:

Хвилин на місяць = 3 менеджери × 25 дзвінків × 3 хв × 21 день ≈ 4 700 хв
Вартість на мобільні = 4 700 × 0,55 грн ≈ 2 600 грн на місяць

Це більше, ніж абонплата за телефонію і CRM разом узяті. Цифра залежить від частки мобільних номерів у базі і середньої тривалості розмови, тому її треба порахувати на власних даних до старту, а не побачити в рахунку наприкінці першого місяця.

Ці витрати мають сенс лише поруч із доходом, який вони приносять. Як звести обидві частини в одну цифру, розібрано в матеріалі про рентабельність відділу продажів, а скільки насправді приносить один клієнт за весь час співпраці – у статті про LTV клієнтів.

Що навмисно не входить у ці таблиці. Робоче місце, техніка, гарнітури, інтернет і оренда це витрати компанії, а не відділу продажів, і вони надто різні, щоб давати вилку. Вартість консалтингу залежить від обсягу робіт і обговорюється окремо.

KPI, мотивація і контроль якості: що керівник дивиться щотижня

Побудований відділ починає розсипатися в момент, коли зникає регулярний контроль. Тримають його три речі: показники, гроші і розбір дзвінків.

Які показники рахувати

Показники діляться на два типи. Випереджаючі показують, що відбувається зараз, і на них ще можна вплинути. Результуючі показують, що вже сталося.

Правило одне: якщо показник ніхто не дивиться щотижня, він не існує. Набір з п’яти показників, які реально переглядають, працює краще за двадцять, які красиво виглядають у дашборді. Як розкласти план по цих показниках і не зламати його в середині місяця, показано в матеріалі про структуру відділу продажів.

Повний перелік KPI відділу продажів з формулами, нормами і типовими помилками в їх постановці розібраний в окремій статті.

Мотивація і система оплати

У видачі кочує формула «30 відсотків ставки і 70 відсотків бонусу». Її наводять і ScaleUp, і Кирило Куницький, обидва без посилання на первинне джерело. Ми не повторюватимемо чужу цифру як факт, бо правильна пропорція залежить від довжини циклу і від того, наскільки менеджер впливає на результат.

Замість однієї цифри працює конструкція з чотирьох елементів:

Перевірка на здоровий глузд одна. Виконання плану має давати менеджеру щонайменше подвоєння ставки. Якщо не дає, план перестає бути метою і перетворюється на цифру, за яку сварять.

Як зібрати систему мотивації повністю, від окладу і відсотка до нематеріальних інструментів, з прикладами і цифрами – у статті про мотивацію менеджерів з продажів.

Скоринг-картка дзвінка

Записи дзвінків без розбору не дають нічого. Розбір без єдиних критеріїв перетворюється на суперечку про смаки. Тому потрібна картка з вагами. Klemus публікує один розібраний дзвінок за шістьма критеріями із загальним балом 5,2 з 10. Ми зробили з цієї ідеї щотижневий інструмент.

Як користуватись. Два дзвінки на кожного менеджера на тиждень, розбір на планерці, бал фіксується в таблиці. Бал нижче 6 означає індивідуальну роботу з керівником, а не догану. Сенс картки не в оцінюванні людей, а в тому, щоб бачити, який саме етап просідає у всьому відділі одразу.

Які звіти власник має отримувати від керівника і як слухати дзвінки менеджерів, не витрачаючи на це години, розібрано окремо: власник і відділ продажів.

Свій відділ продажів чи аутсорс кол-центру

На старті аутсорс виглядає дешевшим, і в частині задач він справді доречний. Проблема в тому, що межа проходить не по грошах, а по типу роботи.

Порахувати точку перетину можна так: помножте вартість години оператора на кількість годин, потрібних вашому обсягу дзвінків за місяць, і порівняйте з повною вартістю штатного менеджера з таблиці бюджету вище, разом з податками та інструментами. Конкретну ставку за хвилину чи годину доведеться запитати у підрядників: в Україні кол-центри не публікують прайс відкрито, бо ціна залежить від складності скрипта і обсягу.

Практичне правило. Аутсорс добре закриває обсяг простих однотипних дій. Він не закриває продаж, у якому треба розібратися в бізнесі клієнта. Якщо ваш середній чек високий, а цикл довгий, аутсорс кол-центру може приводити контакти, але закривати угоди має ваш менеджер.

Рішення залежить і від того, звідки приходять ліди: для холодного B2B-потоку свій відділ майже завжди виграє, і чому саме – у матеріалі про лідогенерацію для B2B.

Типові помилки на кожному кроці

Помилки в побудові відділу продажів повторюються з проєкту в проєкт і майже завжди прив’язані до конкретного кроку. Ось найчастіші сім.

Ціна цих помилок сумується в одну картину. Без системи ліди губляться, продажі тримаються на одній-двох сильних людях, база живе в особистих телефонах, кожен новий менеджер стає окремим експериментом, доходи стрибають без прогнозу, а власник замість стратегії щодня з’ясовує, хто кому не передзвонив. Саме тому побудову починають з процесу, а не з людей.

Повний розбір з прикладами – у статтях про типові помилки при побудові відділу продажів і 10 помилок керівників відділу продажів, які руйнують навіть сильні команди.

Резюме: план на 8 тижнів

Якщо звести все до послідовності дій, план виглядає так.

1. Тижні 1-2. Порахуйте фінансову ціль назад від прибутку, отримайте кількість лідів, угод і дій. Розрахуйте кількість менеджерів двома методами і оберіть модель структури під довжину циклу.
2. Тижні 2-4. Впровадьте CRM, телефонію і месенджери. Опишіть бізнес-процеси і випустіть базовий пакет регламентів. Паралельно запустіть найм, бо це найдовший крок.
3. Тижні 4-6. Напишіть скрипти під кожен тип звернення і банк відповідей на заперечення. Зберіть програму адаптації на 10 днів до того, як вийде перший кандидат.
4. Тижні 6-8. Виведіть команду, проведіть адаптацію з атестацією на десятий день, запустіть щотижневий цикл: показники, розбір дзвінків за скоринг-карткою, планерка.

Далі це не проєкт, а регулярна робота. Відділ продажів стає головним джерелом зростання компанії тільки тоді, коли план, показники, скрипти і розбір дзвінків живуть у щотижневому ритмі, а не в документах.

Якщо ви хочете зрозуміти, які саме кроки з цих семи у вас просідають зараз, почніть з діагностики: замовте аудит відділу продажів і отримайте конкретний перелік точок росту з цифрами.

Питання і відповіді

Що таке відділ продажів

Відділ продажів це підрозділ компанії, який відповідає за перетворення потоку звернень і контактів у оплачені угоди. Він має власну структуру, план, регламенти, показники і керівника. Головна відмінність відділу від групи продавців у тому, що результат відділу залежить від процесу, а не від того, хто саме сьогодні працює.

Які 7 етапів продажу

Розширена модель продажу складається з семи етапів: підготовка до контакту, відкриття розмови, виявлення потреби, резюмування почутого, презентація рішення під потребу, робота із запереченнями і закриття угоди. Від класичної п’ятиетапної моделі вона відрізняється тим, що окремо виділяє підготовку до розмови і роботу із запереченнями.

Які 5 основних етапів продажу

Класична п’ятиетапна структура, за якою будується скрипт, виглядає так: відкриття, анамнез, діагноз, презентація, закриття. Відкриття це привітання і взяття ініціативи. Анамнез це виявлення потреби, болю і платоспроможності. Діагноз це резюмування потреби своїми словами. Презентація подає рішення саме під озвучену потребу. Закриття містить пропозицію, ціну, дедлайн і заклик до дії.

Скільки є основних етапів продажу

Єдиної обов’язкової кількості не існує. Найпоширеніші моделі мають 5 етапів, розширені 7, а моделі з післяпродажним супроводом 8. Кількість залежить від школи продажів і від довжини вашого циклу угоди. Практичне значення має інше: етапи мають бути однаковими в скрипті, у воронці CRM і у звітності, інакше конверсію по етапах неможливо порахувати.

Що входить в обов’язки керівника відділу продажів

Керівник відділу продажів виконує чотири функції: планування, мотивація, управління і контроль. На практиці це декомпозиція плану на менеджерів і тижні, щоденні планерки, розбір записів дзвінків за єдиними критеріями, контроль дисципліни в CRM, робота з відхиленнями від плану, навчання команди та участь у наймі. Керівник відповідає за виконання плану всім відділом, а не за особисті продажі.

Що потрібно знати менеджеру з продажів

Мінімальний набір це продукт і його відмінності від альтернатив, портрет клієнта і його типові болі, структура скрипта і 5 етапів продажу, відповіді на найчастіші заперечення, регламент роботи в CRM і власні показники. Менеджер, який знає продукт, але не знає, за якими цифрами оцінюють його роботу, керується власними уявленнями про хорошу роботу.

Які існують методи продажів

Найпоширеніші методики це SPIN з послідовністю ситуативних, проблемних, видобувних і напрямних питань, консультативний продаж з фокусом на діагностиці потреби, продаж рішення під конкретну бізнес-задачу клієнта і класична п’ятиетапна схема. Вибір залежить від складності продукту і довжини циклу. Для короткого циклу з простим продуктом достатньо класичної схеми, для складного B2B зазвичай потрібен консультативний підхід.

Що робити, щоб збільшити продажі

Почніть з конверсії по етапах воронки, а не з нових лідів. Знайдіть етап з найбільшим падінням, послухайте 10 дзвінків саме на цьому етапі і виправте те, що там ламається. Далі за пріоритетом ідуть повернення в наявну базу, швидкість першої реакції на звернення і робота із середнім чеком. Нарощувати трафік має сенс тоді, коли ви вже закриваєте наявний потік краще, ніж місяць тому.

Відділ продаж чи продажів, як правильно

Правильно «відділ продажів». «Продаж» це іменник чоловічого роду другої відміни: у називному відмінку множини він має форму «продажі», а в родовому «продажів». Це підтверджують словники словозміни української мови. Варіант «відділ продажу» теж коректний, коли йдеться про процес продажу в однині, бо «продажу» це родовий відмінок однини. А от форма «відділ продаж» є калькою з російського «отдел продаж» і нормативною в українській мові не є.

Хочете знайти точки зростання вашого відділу продажів, щоб збільшити показники та прибуток?

Залишити заявку