0 800 209 727
Андрій Крупкін
Андрій Крупкін - серійний підприємець, 18+ років в продажах та з 2017 року на ринку консалтингових послуг
Більше про автора- Тендер це конкурентний відбір постачальника за заздалегідь оголошеними умовами, де замовник порівнює пропозиції за однаковими критеріями.
- Для бізнесу тендер це не юридична процедура, а окремий канал продажів зі своїми правилами входу і своєю собівартістю.
- В Україні постачальник стикається з двома різними світами: публічними закупівлями через Prozorro і комерційними тендерами приватних компаній.
- Вартісний поріг вирішує все: від 200 тисяч гривень для товарів і послуг замовник зобов’язаний оголосити відкриті торги, нижче порогу він може купити напряму.
- Аукціон проводиться лише тоді, коли пропозицій дві або більше, тому в низькоконкурентних категоріях перемагає той, хто просто вчасно подався.
- Головна стаття витрат на участь це не плата майданчику, а години вашої команди на підготовку пакета документів.
- Тендери не окупаються при разовій участі, бо перші подачі йдуть на навчання і майже завжди програються.
- Вирішує не знання закону, а те, чи є в компанії людина, яка щодня дивиться оголошення і веде облік поданих та програних лотів.
Тендер це конкурентний відбір постачальника товарів, робіт або послуг за умовами, які замовник оголосив заздалегідь. Той самий процес шукають російською як тендер это, а простіше кажучи це відкритий конкурс, у якому кілька компаній подають свої пропозиції, а замовник обирає одну за наперед відомими критеріями. Ця стаття для власника, який ще тільки придивляється до закупівель і хоче зрозуміти механіку до того, як вкладати в неї час команди. Нижче розберемо види тендерів в Україні, шлях постачальника від пошуку лота до підписання договору, скільки участь коштує насправді та що в цьому процесі має робити відділ продажів.
Тендер це. Визначення і як він працює
У тендері завжди є дві сторони. Замовник оголошує, що саме йому потрібно, за яким бюджетом і за якими критеріями він обиратиме. Постачальники подають пропозиції. Далі система або комісія порівнює їх і визначає переможця, з яким укладають договір.
Ключова відмінність від звичайного продажу в тому, що правила пише не продавець. У прямому продажі ви самі обираєте, як подати ціну, коли зателефонувати і що додати до пропозиції. У тендері форма пропозиції, строки й перелік документів задані наперед, і будь-яке відхилення від них коштує дискваліфікації незалежно від того, наскільки вигідна ваша ціна. Правову рамку для публічних закупівель задає закон про публічні закупівлі, і саме він пояснює, чому процедура виглядає такою формальною.
Хто такий замовник і хто учасник
Замовник це той, хто купує. У публічних закупівлях це державний орган, орган місцевої влади, комунальне підприємство чи інша організація, яка витрачає бюджетні кошти. Учасник, або постачальник, це бізнес, який подає пропозицію і хоче виконати цей контракт.
Для власника важливий один наслідок такого розподілу ролей. Замовник не може купити у вас тому, що ви йому сподобались. Він зобов’язаний обрати за оголошеними критеріями і потім звітувати про це рішення. Тому робота з тендерами будується не навколо стосунків, а навколо точності документів і ціни.
Види тендерів в Україні
Постачальник зустрічає два принципово різні типи тендерів, і плутати їх дорого.
Державні або публічні закупівлі
Це закупівлі за бюджетні кошти, які проходять через електронну систему Prozorro. Процедура, строки та підстави для відхилення пропозиції визначені законодавчо, оголошення публічні, а результати доступні будь-кому. Саме цей тип більшість людей має на увазі, коли каже слово тендер.
Яку саме процедуру застосує замовник, вирішує очікувана вартість закупівлі. Пороги на час воєнного стану встановлює постанова Кабінету Міністрів № 1178 від 12 жовтня 2022 року в редакції від 1 вересня 2026 року, а базові межі застосування закріплені статтею 3 Закону № 922-VIII. Вартісні межі для замовників, визначених пунктами 1-3 частини першої статті 2 закону:
| Очікувана вартість закупівлі | Що робить замовник |
|---|---|
| Товари і послуги від 200 тис. грн | Відкриті торги з особливостями в Prozorro |
| Роботи від 1,5 млн грн | Відкриті торги з особливостями в Prozorro |
| Нижче цих сум | Закупівля через електронний каталог Prozorro Market або прямий договір зі звітом у системі |
| 50 тис. грн і менше | Звіт про договір оприлюднювати не потрібно |
Для замовників, визначених пунктом 4 частини першої статті 2, пороги вищі та становлять 1 млн грн для товарів і послуг та 5 млн грн для робіт. Окрім відкритих торгів, постачальник може зустріти спрощену закупівлю нижче порогу, переговорну процедуру, застосування якої для низки підстав відновлено з 1 вересня 2026 року, та рамкову угоду, коли замовник планує вибірку протягом тривалого періоду. Категорію товару замовник позначає кодом класифікатора, і від нього залежить, чи побачите ви оголошення взагалі, тому варто розібратися, як код закупівлі впливає на потік замовлень. Окремий випадок це оборонні закупівлі, де діє додатковий закон поверх загального.
Комерційні тендери
Приватна компанія теж може оголосити конкурс на постачання, і робить це коли сума велика, а постачальників на ринку кілька. Формально її ніщо не зобов’язує, тому правила пише сама компанія. Оголошення зазвичай непублічне, критерії можуть бути м’якшими, а поруч із ціною важать досвід, строки й репутація.
Для відділу продажів це ближче до звичайного складного B2B-продажу, ніж до Prozorro. Тут ще можна ставити запитання, уточнювати потребу і впливати на технічне завдання до того, як його зафіксують.
Шлях постачальника від пошуку до підписання
Механіка публічної закупівлі виглядає однаково майже в кожній категорії. Послідовність кроків для постачальника:
- Моніторинг. Щодня переглядаєте оголошення в Prozorro за своїми категоріями товарів і послуг.
- Кваліфікація лота. Вирішуєте, чи підходить вам цей контракт за обсягом, маржею, строками постачання та вимогами до учасника.
- Підготовка пропозиції. Збираєте пакет документів за тендерною документацією і рахуєте ціну.
- Подання. Завантажуєте пропозицію на майданчику до завершення строку подання.
- Аукціон. Якщо пропозицій дві або більше, система проводить торги на зниження ціни. Якщо пропозиція одна, аукціон не проводиться.
- Розгляд і кваліфікація. Замовник перевіряє документи учасника з найвигіднішою пропозицією і може відхилити його за невідповідність.
- Договір. Переможець підписує договір і виконує його на оголошених умовах.
Найбільше контрактів втрачається на третьому кроці, і не через ціну. Пропозицію відхиляють за некомплектний пакет, прострочену довідку чи форму не за зразком. Тому підготовка пропозиції у тендері це така сама керована операція, як і комерційна пропозиція у звичайному продажі, тільки з жорсткішою формою й меншою свободою.
Скільки коштує участь і кому вона не окупається
Перед входом у канал корисно порахувати його собівартість. Прямі витрати невеликі й передбачувані:
| Стаття витрат | Скільки |
|---|---|
| Реєстрація на акредитованому майданчику | Безкоштовно або символічна сума, умови встановлює сам майданчик |
| Плата за подання пропозиції | Нараховується при поданні й рахується від суми вашої цінової пропозиції. У системі Prozorro сукупна плата у 2026 році обмежена сумою 11 980,80 грн з ПДВ, за даними інфопорталу Prozorro від 8 травня 2026 року |
| Тендерне забезпечення | Замовник має право вимагати, але не зобов’язаний. Максимум за статтею 25 Закону № 922-VIII становить 3% очікуваної вартості для товарів і послуг та 0,5% для робіт |
| Години команди на підготовку | Основна стаття витрат, яку майже ніхто не рахує |
Гроші тут не бар’єр. Бар’єром є час, і саме його варто оцінити чесно. Порахуйте, скільки людино-годин забирає один поданий лот, помножте на кількість подач, потрібних для першої перемоги, і порівняйте з маржею контракту. Це той самий розрахунок, що й юніт-економіка будь-якого іншого каналу залучення, тільки замість вартості ліда ви підставляєте вартість підготовки пропозиції.
Звідси випливає межа застосовності. Тендери не окупаються при разовій участі, бо перші подачі йдуть на навчання й майже завжди програються. Вони не окупаються також тоді, коли маржа в категорії тонка, а аукціон на зниження зрізає останні відсотки. І вони не окупаються, поки лоти опрацьовує власник у вільний час між іншими задачами.
Що в цьому процесі робить відділ продажів
Тут і лежить зона, яку власники недооцінюють найчастіше. Тендер сприймають як юридичну задачу і віддають юристу чи бухгалтеру. Насправді це канал продажів, і він потребує тих самих речей, що й будь-який інший канал: відповідальної людини, регулярності, обліку та розбору програшів.
Що має бути влаштовано на боці відділу продажів:
- Щоденний моніторинг оголошень за вашими категоріями, з конкретною людиною і конкретним часом у розкладі.
- Правило кваліфікації лота, яке відсікає контракти з поганою маржею до того, як команда витратить на них день.
- Шаблонний пакет документів із контролем строків дії довідок, щоб збір не починався щоразу з нуля.
- Облік поданих, програних і виграних лотів з причиною програшу, бо без нього конверсія каналу невідома.
Коли ці чотири речі стоять, участь у закупівлях перестає бути лотереєю і починає поводитись як прогнозований потік замовлень. Детальніше про розподіл ролей і строки перебудови ми розібрали в матеріалі про системну роботу з державними закупівлями. Якщо ви не знаєте, скільки лотів ваша команда опрацювала минулого кварталу і чому програла, починати варто з аудиту відділу продажів, а не з нового майданчика.
Публічного кейсу саме в тендерному каналі у нас поки немає. Показуємо найближчий за характером продажу приклад. Для компанії Forostina, яка виробляє огорожі та покрівельні матеріали, ми побудували відділ продажів з нуля, і в розпал війни він перевиконав план на 106%. Це B2B зі складним технічним продуктом і довгим циклом узгодження, тобто та сама механіка, що й у закупівлях, де рішення ухвалює не одна людина й угоду треба вести системно.
Що потрібно, щоб почати брати участь
Технічний вхід у публічні закупівлі простіший, ніж здається. Мінімальний набір для першої подачі:
- Зареєстрована компанія або ФОП з КВЕДами, які відповідають предмету закупівлі.
- Реєстрація на одному з акредитованих електронних майданчиків зі списку на порталі Prozorro.
- Кваліфікований електронний підпис для підписання документів пропозиції.
- Базовий пакет документів компанії в актуальних редакціях.
Перед першою подачею варто перевірити себе за зведеними відомостями щодо спотворення результатів торгів, які веде Антимонопольний комітет. Замовник зобов’язаний відхилити учасника, який протягом останніх трьох років притягувався до відповідальності за антиконкурентні узгоджені дії на торгах, за статтею 17 Закону № 922-VIII.
Далі йде не технічна, а управлінська частина. Треба вирішити, хто в компанії відповідає за канал, за якими показниками ви вимірюєте його результат і що робите з програшами. Без цього участь залишиться набором разових спроб. Як описати цю роботу так, щоб вона не залежала від однієї людини, ми розібрали в матеріалі про регламенти відділу продажів.
Наступний крок
Перш ніж заводити компанію на майданчик, проженіть канал через один тверезий розрахунок. Відкрийте Prozorro, знайдіть за своїми категоріями п’ять закритих закупівель за останній квартал і подивіться на дві речі. Скільки учасників подалося в кожній і якою була ціна переможця відносно очікуваної вартості. Якщо учасників стабільно двоє чи троє, а падіння ціни невелике, канал для вас робочий. Якщо в кожному лоті десяток учасників і ціна зрізається на чверть, заходити в нього має сенс тільки з людиною, яка веде цю роботу щодня, і з порахованою межею, нижче якої ви не торгуєтесь.
