Державні закупівлі. Як постачальнику побудувати системну роботу з ними

Андрій Крупкін

Андрій Крупкін - серійний підприємець, 18+ років в продажах та з 2017 року на ринку консалтингових послуг

Більше про автора

Державні закупівлі це канал продажів, у якому держава, органи місцевої влади та комунальні підприємства купують товари, роботи й послуги за бюджетні кошти через електронну систему Prozorro. Для постачальника це прогнозований потік замовлень зі зрозумілою процедурою й оплатою з бюджету. Ця стаття для власника компанії, який хоче зробити з участі у тендерах керований процес продажів, а не низку випадкових спроб виграти окремий лот. Нижче розберемо, з чого складається системна робота із закупівлями, хто за що відповідає і скільки часу займає перебудова.

Чому разова участь у тендерах не дає результату

Багато власників пробують державні закупівлі так само, як подають одне резюме на одну вакансію. Компанія знаходить один привабливий тендер, готує пропозицію за кілька днів до кінцевого строку, програє за ціною або через помилку в документах і робить висновок, що це не працює.

Сам канал працює справно, а от разовий підхід не дає результату, бо не накопичує статистики. Один програний тендер показує лише те, що саме цю пропозицію відхилили. Щоб зрозуміти реальну конверсію, потрібні десятки поданих пропозицій за квартал і облік причин кожної відмови.

Для власника системний підхід означає прогноз. Коли компанія веде облік, вона бачить, скільки релевантних тендерів виходить щомісяця, у якій частці з них реально конкурує і який відсоток виграє. Це вже не лотерея, а канал продажів зі зрозумілою воронкою, який можна планувати й масштабувати так само, як роботу зі звичайними клієнтами.

Для власника разова участь відчувається як витрачений час. Менеджер витратив тиждень, компанія не отримала контракт, мотивація команди падає. Насправді бракує не удачі, а системи, яка робить участь регулярною, а підготовку пропозиції швидкою і повторюваною. Публічні закупівлі дають результат тим, хто працює в них постійно, а не заходить раз на рік. Що дає перехід від випадкових спроб до описаного процесу, видно в кейсі брендинг-студії Bluff Studio, де конверсія із запиту в оплату зросла з 29,05 до 72,34 відсотка після того, як компанія почала вести облік і працювати за регламентом.

З чого складається системна робота із закупівлями

Системна робота з публічними закупівлями є послідовністю повторюваних кроків від пошуку тендера до підписання договору. Кожен крок можна описати, закріпити за конкретною людиною і виміряти. Саме тоді участь у тендерах перестає залежати від настрою та вільного часу одного менеджера.

Повний цикл участі у тендерах складається з таких етапів:

• Моніторинг. Щоденний перегляд оголошень у Prozorro за вашими категоріями товарів і послуг.
• Кваліфікація. Швидка оцінка, чи підходить тендер за обсягом, географією, вимогами й маржею.
• Розрахунок ціни. Калькуляція собівартості, логістики та запасу на зниження під час аукціону.
• Підготовка документів. Збір тендерної документації відповідно до вимог замовника.
• Тендерне забезпечення. Оформлення гарантії там, де замовник її вимагає.
• Подання пропозиції. Завантаження пакета в систему до завершення строку подання.
• Аукціон і оскарження. Участь у торгах і, за потреби, звернення до органу оскарження.
• Договір і виконання. Підписання, постачання та закриття зобов’язань за контрактом.

Усі ці кроки регулює Закон України «Про публічні закупівлі» № 922-VIII від 25 грудня 2015 року. У 2026 році Верховна Рада ухвалила новий Закон № 4888-IX, який гармонізує правила з директивами Європейського Союзу. Президент підписав його 23 червня 2026 року, частина норм діє з 24 червня 2026 року, а повне впровадження заплановане приблизно на 24 березня 2027 року після дев’ятимісячного перехідного періоду. На час воєнного стану діють Особливості, затверджені Постановою Кабінету Міністрів № 1178 від 12 жовтня 2022 року, і вони часто змінюються. Останні зміни внесені Постановою Кабінету Міністрів № 957 від 15 липня 2026 року і набрали чинності здебільшого з 1 вересня 2026 року. Вони підняли мінімальний строк подання пропозицій до 15 днів і повернули вимогу переговорної процедури замість частини випадків прямих договорів. Для постачальника це означає, що внутрішні строки підготовки пропозиції варто перерахувати під нові вимоги.

Замовники публікують річні плани закупівель, тому частину майбутніх тендерів видно заздалегідь. Частина дрібних закупівель проходить без повноцінного тендера, за прямими договорами. Конкретні порогові суми, строки й вимоги варто дивитися в чинній редакції на офіційному порталі Верховної Ради, а не покладатися на цифри з пам’яті. Саме через ці постійні оновлення участь раз на рік майже завжди означає роботу за застарілими правилами.

Окремої уваги вартий розрахунок ціни, бо саме на аукціоні виграш легко перетворюється на збиток. Знижувати ціну наосліп під час торгів небезпечно. Системний процес означає, що менеджер заходить на аукціон із заздалегідь порахованою нижньою межею, нижче якої опускатися не можна. Тоді рішення про ціну ухвалюється спокійно за розрахунком, а не в азарті останніх раундів. Облік поданих пропозицій і причин відмов зручно вести в CRM, і про те, за якими критеріями її обирати, ми писали в матеріалі яку CRM обрати.

Хто в компанії за що відповідає

У більшості малих і середніх компаній тендерами займається або сам власник, або один перевантажений менеджер між основними завданнями. Через це моніторинг ведеться нерегулярно, ціна рахується поспіхом, а документи готуються в ніч перед кінцевим строком. Системна робота потребує чіткого розподілу відповідальності навіть тоді, коли кілька ролей поєднує одна людина. Складнощі починаються тоді, коли ці ролі ніхто свідомо не розподілив, і вони випадають одна за одною під навантаженням. Як закріпити зони відповідальності на папері, розібрано в матеріалі про регламенти відділу продажів.

Тендерний менеджер

Відповідає за моніторинг, кваліфікацію тендерів і подання пропозицій у строк. Це людина, яка щодня дивиться Prozorro та веде облік поданих і програних лотів. Без цієї ролі частина оголошень просто не опрацьовується вчасно.

Розрахунок і ціноутворення

Хтось має відповідати за собівартість і фінальну ціну пропозиції. У виробництві це часто економіст або фінансовий менеджер, який знає реальну маржу та межу, нижче якої аукціон стає збитковим. Ця роль захищає компанію від виграшу в мінус.

Юридична підтримка

Перевірка вимог замовника, тендерного забезпечення, проєкту договору й підстав для оскарження. Помилка в документах коштує дискваліфікації, тому цю функцію не варто лишати на інтуїцію менеджера.

Власник напряму

Хтось один відповідає за результат каналу загалом, а не за окремий тендер. Ця роль дивиться на конверсію, кількість поданих пропозицій і виторг із закупівель. Без неї окремі тендери можуть вигравати, але канал не росте, бо ніхто не працює над його показниками системно. Саме цієї ролі найчастіше немає в компаніях, які скаржаться, що тендери в них не працюють.

Як ми будуємо такий відділ продажів

Бюро продажів будує відділи продажів під ключ, зокрема під роботу з державними закупівлями як окремим каналом. Ми починаємо не з найму людей, а з опису процесу. Загальну логіку цієї послідовності ми описали в матеріалі про те, як побудувати відділ продажів. Спершу фіксуємо етапи від моніторингу до підписання, закріплюємо ролі, впроваджуємо облік пропозицій і причин відмов, а вже потім підбираємо або донавчаємо людей під ці функції.

Якщо у вас уже є відділ продажів, коректніше почати з аудиту відділу продажів. Аудит показує, де саме губляться тендери, чи правильно рахується ціна і чому пропозиції не доходять до подання вчасно. Так власник бачить конкретні точки втрат, а не загальне відчуття, що з тендерами щось не так.

Приклад з виробництва B2B

Публічного кейсу саме в мілітарі-секторі у нас поки немає. Показуємо найближчий за характером продажу приклад. Для компанії Forostina, яка виробляє огорожі та покрівлю, ми побудували відділ продажів з нуля. Це складний технічний продукт з довгим циклом узгодження, близький за логікою до тендерних постачань. Відділ вийшов на 106% виконання плану, і сталося це у воєнний час.

Той самий підхід працює для закупівель. Спочатку процес і ролі, потім облік і показники, а вже в підсумку люди, які виконують план стабільно, а не героїчно закривають один випадковий тендер. Власник при цьому виходить з операційного режиму, бо канал тримається на системі, а не на його особистій участі в кожному лоті.

Скільки часу займає перебудова

Перебудова відбувається поетапно, а не за один день. Опис процесу й розподіл ролей можна зробити доволі швидко. Складніше та довше даються стабільні показники, бо для статистики потрібні десятки поданих пропозицій. Перші зважені висновки про конверсію з’являються тоді, коли компанія накопичить достатньо участей, а не після одного чи двох тендерів. Точний строк залежить від вашої ніші, готовності документів і того, скільки релевантних тендерів у вашій категорії виходить щомісяця.

Пришвидшити перебудову допомагає готовність двох речей. Перша це впорядковані документи компанії, які часто просять замовники. Друга це чесний облік минулих участей, якщо він узагалі вівся. Що більше вихідних даних, то швидше процес виходить на стабільний результат. Для порівняння, у кейсі постачальника техніки Zelen Store активна фаза побудови відділу зайняла 5 місяців, і це теж технічно складний продукт з довгим циклом узгодження.

Наступний крок

Оберіть одну категорію товарів чи послуг, у якій ви вже сильні, і почніть вести щоденний моніторинг тендерів саме в ній протягом наступного місяця. Це дасть перші реальні дані про кількість доступних закупівель і вашу конкурентність у них. Коли захочете перетворити ці спроби на стабільний канал продажів з ролями, обліком і планом, Бюро продажів побудує його разом з вами.