Закон про публічні закупівлі. Що має знати відділ продажів постачальника

Андрій Крупкін

Андрій Крупкін - серійний підприємець, 18+ років в продажах та з 2017 року на ринку консалтингових послуг

Більше про автора

Закон про публічні закупівлі (№ 922-VIII від 25 грудня 2015 року) визначає правові та економічні засади закупівель товарів, робіт і послуг для потреб держави, громад та окремих замовників. Для власника компанії, яка продає державі, важливий не сам текст закону, а один практичний висновок. Продаж через закупівлі це окрема механіка продажу, і під неї має бути влаштований відділ продажів. Якщо цю роботу ніхто в компанії не веде системно, контракти йдуть до конкурентів, у яких вона налагоджена.

Ця стаття не юридична консультація. Це погляд на закупівлі з боку продажів. Розберемо, що це за закон, що змінилося у 2026 році, і як має працювати відділ продажів постачальника, щоб виграшів було більше.

Що таке закон про публічні закупівлі простими словами

Публічні закупівлі це процес, у якому державні органи, комунальні підприємства та інші замовники купують товари, роботи й послуги за бюджетні кошти. Щоб ці витрати були прозорими та конкурентними, закупівлі проходять через електронну систему Prozorro. Компанія, яка хоче продати державі, стає учасником і подає свою пропозицію на рівних з іншими.

У цьому процесі є дві ролі, і їх важливо не плутати. Замовник це той, хто купує за бюджетні кошти. Постачальник, або учасник, це бізнес, який продає. Закон здебільшого написаний з боку замовника, тобто описує, як той має проводити закупівлю. Але кожна вимога до замовника автоматично стає правилом гри для постачальника. Саме тому власнику варто читати закон не як юристу, а як продавцю, який хоче зрозуміти умови угоди.

Основні поняття, які варто знати власнику постачальника:

• Замовник. Державний або комунальний орган, підприємство чи установа, що купує за бюджетні кошти.
• Учасник. Компанія або підприємець, що подає пропозицію на закупівлю.
• Prozorro. Електронна система, через яку проходять оголошення, подання пропозицій та аукціон.
• Тендерна документація. Пакет вимог замовника до предмета закупівлі та до учасника.
• Електронний аукціон. Етап, на якому учасники знижують ціну в кілька раундів.

Що змінилося у 2026 році

Законодавство про закупівлі в Україні активно змінюється, і власнику варто тримати ключові дати в полі зору, а не переказ норм. Головна мета нового закону це гармонізація процедур з директивами Європейського Союзу, розширення локалізації та електронних інструментів.

Особливості воєнного часу за постановою № 1178 змінюються регулярно, тому перед участю в конкретній закупівлі завжди варто перевіряти чинну редакцію закону та особливостей на офіційному порталі Верховної Ради.

Для власника з цього випливає проста річ. Правила рухаються, і за ними має стежити відділ продажів, що веде системну роботу з державними закупівлями, а не хтось один, хто дізнається про зміни вже після програшу.

Як закупівлі змінюють роботу відділу продажів постачальника

Класичний продаж і продаж через закупівлі це різні процеси. Коли менеджер працює зі звичайним клієнтом, він веде його від заявки до оплати у зручному для себе ритмі. У закупівлях ритм задає замовник і система. Це змінює те, як має бути влаштована робота команди.

Довгий цикл і багато етапів

Угода в закупівлях проходить через оголошення, вивчення тендерної документації, підготовку пропозиції, аукціон, розгляд та підписання договору. Між першим кроком і оплатою минають тижні, іноді місяці. Менеджер, який звик закривати угоду за кілька дзвінків, у цьому циклі губиться. Потрібен процес, у якому кожен етап має відповідального та строк.

Ціну вирішує аукціон, але не тільки ціну

У закупівлях ціна справді важлива, бо частина процедур завершується аукціоном на зниження. Але сама лише низька ціна не гарантує виграшу. Якщо ціна аномально низька, замовник має право вимагати обґрунтування. Якщо учасник не відповідає кваліфікаційним вимогам або подав неповний пакет документів, його відхиляють незалежно від ціни. Тому відділ продажів має вміти рахувати економіку угоди та готувати документи так само ретельно, як торгуватися.

Строки не пробачають помилок

У звичайному продажі прострочену відповідь можна надолужити наступного дня. У закупівлях пропущений строк подання пропозиції означає, що компанія просто не бере участі. Так само обмежені строки на звернення та уточнення. Робота зі строками це не якість окремого менеджера, а функція, яку треба закласти в систему і контролювати так само чітко, як етапи звичайного продажу.

Чому постачальники програють тендери

Коли ми аналізуємо відділи продажів компаній, що працюють із закупівлями, більшість втрат виникає не через закон, а через організацію роботи. Ось типові причини.

• Немає відповідального за напрям. Тендери веде хтось між основними задачами, тому частина оголошень просто не опрацьовується.
• Реагують на випадкові оголошення. Замість того щоб системно моніторити закупівлі за своїми кодами предмета, компанія бачить лише те, що трапилося на очі.
• Документи готують в останній день. Поспіх дає помилки в пакеті, а через формальну невідповідність пропозицію відхиляють.
• Не аналізують програші. Після невдалого тендера ніхто не розбирає, чому програли, тож наступного разу помилка повторюється.
• Уся інформація в голові одного менеджера. Коли ця людина йде у відпустку або звільняється, напрям зупиняється, а історія участі втрачається.

Жодна з цих причин не вирішується вивченням закону напам’ять. Усі вони вирішуються побудовою відділу продажів, у якому є відповідальний за напрям з чіткими критеріями відбору на цю роль, а робота із закупівлями стоїть на процесі, а не на пам’яті окремої людини.

Як має бути влаштований відділ продажів під закупівлі

Компанія, яка стабільно виграє тендери, зазвичай має кілька речей налаштованими. Це не про юридичну експертизу, а про організацію продажів.

• Виділена функція тендерного напряму. Конкретна людина або роль відповідає за моніторинг, підготовку та подання, і її результат вимірюється.
• Постійний моніторинг закупівель за кодами предмета. Компанія бачить релевантні оголошення одразу, а не випадково.
• CRM з етапами тендерної угоди. Кожна закупівля веде по своїх стадіях, зі строками та нагадуваннями, тому нічого не губиться.
• Регламент підготовки пакета. Хто що готує, у які строки та хто перевіряє перед поданням.
• Розбір результатів. Після кожного тендера команда фіксує, чому виграли чи програли, і використовує це в наступних.

Саме таку систему будує Бюро продажів, коли створює відділ продажів під ключ. Ми не готуємо тендерну документацію замість вас і не даємо юридичних порад. Ми ставимо процес, ролі, CRM та контроль так, щоб робота із закупівлями була керованою, а не залежала від однієї людини. Якщо у вас уже є команда, але результат нестабільний, точку втрати показує аудит відділу продажів.

Публічного кейсу саме в мілітарі-секторі у нас поки немає. Показуємо найближчий за характером продажу приклад. Це виробництво B2B зі складним технічним продуктом і довгим циклом узгодження, збудоване під час війни. Для компанії Forostina ми побудували відділ продажів з нуля і вивели його на 106 відсотків виконання плану у воєнний час. Механіка тут та сама, що й у закупівлях. Довгий цикл, технічний продукт, кілька осіб з боку клієнта та потреба вести угоду системно, а не на особистих зв’язках одного менеджера.

Чек-лист готовності до участі в публічних закупівлях

Перед тим як масштабувати роботу із закупівлями, перевірте себе за короткими пунктами:

• Є людина, чия відповідальність це тендерний напрям, а не додаткове навантаження між іншими задачами.
• Налаштований моніторинг оголошень за вашими кодами предмета закупівлі.
• Кожна закупівля веде у CRM зі своїми етапами та строками.
• Є регламент підготовки пакета документів і людина, яка перевіряє його перед поданням.
• Ціна рахується на основі економіки угоди, а не на око.
• Після кожного тендера є розбір результату та висновки на майбутнє.
• Хтось у команді відстежує зміни в законі та особливостях воєнного часу.

Якщо навпроти більшості пунктів у вас поки немає впевненого так, це і є зона, де компанія втрачає контракти. Найчастіше перший крок це вибір CRM під процес закупівель, а не спроба виправити все одразу.

Що робити далі

Закон про публічні закупівлі задає правила, але виграє не той, хто знає закон найкраще, а той, у кого відділ продажів системно веде тендерні угоди. Якщо ви продаєте державі та хочете зрозуміти, де саме втрачаєте контракти, почніть з діагностики роботи команди.