Автоматизація продажів після відмови від 1С: що конкретно змінюється в роботі B2B компанії

П’ятниця, 17:45. Телефонує клієнт і питає де його замовлення. Ви телефонуєте менеджеру, він впевнений, що передав на склад ще в середу. Телефонуєте на склад, там кажуть, що нічого не надходило. Відкриваєте 1С, і дані в системі показують щось третє. Жодна з версій не збігається з іншою.

Проблема існує три дні. Ви дізнались лише зараз.

Знайома ситуація? Вона трапляється не через людей, а тому, що продажі в компанії не автоматизовані. Менеджер переносить дані вручну, і в процесі може втратити важливу інформацію. Керівник відділу чекає п’ятниці, щоб зрозуміти стан справ, і рішення запізнюються. Власник дізнається про проблему від клієнта, замість того, щоб система попередила першою.

Відмова від 1С – слушний момент це змінити та побудувати процес, де дані рухаються самі. Кожен робить свою роботу: менеджер веде клієнта, керівник бачить стан команди, власник приймає рішення. Жоден з них не витрачає час на те, щоб знайти або передати дані вручну.

У цьому матеріалі ви дізнаєтесь конкретно для кожного рівня компанії: що автоматизується в роботі менеджера, керівника відділу і власника після відмови від 1С. Своєю експертною думкою поділилась Анна Бабаєва, Partner & Chief Business Development Officer компанії CRMiUM

Ключові ідеї

• На 1С продажі не автоматизовані. Кожен відділ веде свій облік, дані передаються вручну і губляться між системами. Власник дізнається про проблему тоді, коли клієнт вже незадоволений
• Автоматизація продажів повертає менеджеру 2-4 години щодня. Ці години раніше йшли на ручне перенесення даних, узгодження знижок листами і дзвінки на склад заради перевірки залишків
• Керівник відділу продажів перестає збирати дані вручну щоп’ятниці. Стан угод, дедлайни і конверсія по кожному менеджеру оновлюються автоматично і доступні щодня
• Власник більше не залежить від того, чи вирішив менеджер надіслати звіт. Система сигналізує про зависшу угоду або прострочений рахунок автоматично, ще до того як ситуація стає проблемою
• Автоматизація продажів після відмови від 1С змінює швидкість управлінських рішень на всіх рівнях компанії – від менеджера до власника
• Компанії, які автоматизували продажі, масштабують команду без збоїв у процесах. Новий менеджер заходить у систему і одразу працює за тими самими правилами, що й уся команда.

1С і автоматизація продажів: чому ці два поняття не поєднуються

1С створювалась як облікова система. Вона добре фіксує те, що вже сталося: провела документ, записала залишок, сформувала звіт. Але автоматизація продажів вирішує іншу задачу: дані синхронізуються між відділами в реальному часі, процеси запускаються без ручного втручання і кожен учасник бачить актуальний стан справ у будь-який момент.

Цього 1С не робить структурно, і жодне доопрацювання це не змінить.

З 2022 року більшість українських B2B компаній шукають альтернативу 1С через репутаційні та безпекові ризики використання програмного забезпечення країни-агресора. Але є інша причина, про яку говорять рідше. Компанії, які затримались із переходом, продовжують керувати продажами вручну, тому втрачають час і угоди щодня.

У компаніях, які ще не автоматизували продажі після відмови від 1С, ситуація типова:

• Продажі, склад і бухгалтерія живуть у різних системах. Менеджер закрив угоду в CRM, але склад про це дізнається з листа або дзвінка. Бухгалтер виставляє рахунок на основі таблиці, яку хтось заповнив учора. Кожна передача даних між відділами збільшує ризик помилки і забирає час.
• Звіт по угодах готується раз на тиждень, а рішення потрібні щодня. Керівник бачить стан продажів із запізненням у кілька днів. За цей час угода може зависнути, клієнт охолонути, а конкурент зробити свою пропозицію.
• Кожен новий менеджер або новий напрям потребує окремого налаштування і окремого підрядника. Компанія відкриває новий регіон або додає продуктову лінійку і починає все спочатку: нові таблиці, нові інструкції, новий підрядник. Масштабування перетворюється на окремий проєкт замість звичайної рутини.
• Компанія росте, а процеси ускладнюються замість того, щоб спрощуватись. П’ять менеджерів керувались. Десять вже потребують координації, яку система не підтримує. Двадцять – і керівник витрачає більше часу на контроль, ніж на розвиток команди.

Компанії, які автоматизували продажі після відмови від 1С, вже отримали перевагу. Кожен місяць на старій системі – це рішення, які приймаються на основі вчорашніх даних.

Що змінюється в роботі менеджера з продажів після автоматизації

Година за годиною: куди йде час менеджера на 1С

Менеджер приходить о 9:00. До першого дзвінка клієнту минає година. За цей час він переніс дані з пошти в таблицю, уточнив залишки у комірника, знайшов актуальний прайс – той, що надіслали в чаті три дні тому, і переписав реквізити клієнта з одного файлу в інший. Це не підготовка до роботи. Це і є робота, тільки та, що не приносить результату.

Далі – дзвінки, переговори, комерційні пропозиції. Але між ними знову те саме: узгодити знижку листом керівнику і чекати відповіді, вручну виставити рахунок і переслати на пошту клієнту, зателефонувати на склад щоб уточнити статус відвантаження.

До кінця дня менеджер витратив від двох до чотирьох годин на передачу даних між системами. Продавав він значно менше.

Якщо у відділі п’ять менеджерів, компанія щодня втрачає від 10 до 20 годин на операції, які не створюють жодної цінності для клієнта. Це реальні угоди, які ніхто не встиг закрити. Дзвінки, які не зробили. Клієнти, які пішли, поки менеджер шукав актуальний прайс.

Які процеси продажів закриваються автоматично

Після автоматизації продажів менеджер працює в одному місці від першого контакту до закритої угоди. Система бере на себе все, що раніше робили вручну.

Менеджер перестає бути сполучною ланкою між відділами і займається тим, для чого його найняли – веде клієнта і закриває угоди. Автоматизація продажів після відмови від 1С повертає менеджеру дві-чотири години щодня. Ці години тепер працюють на результат.

Автоматизація контролю продажів для керівника відділу

Як керівник збирає дані на 1С і скільки це коштує

Щоп’ятниці керівник відділу продажів просить менеджерів надіслати оновлення по угодах. Хтось надсилає таблицю, хтось голосове повідомлення, хтось забуває взагалі. Керівник зводить усе це вручну, порівнює з тим, що показує 1С і витрачає на збір даних половину робочого дня.

У понеділок зібрані дані вже застаріли. Система просто не передбачає єдиного джерела даних у реальному часі. Кожен відділ веде свій облік і керівник постійно грає роль перекладача між ними. Замість того, щоб розвивати команду і закривати угоди, він збирає інформацію, яка мала б з’являтись автоматично.

Що керівник відділу продажів отримує після автоматизації

Після автоматизації продажів керівник відкриває систему і одразу сам бачить стан відділу.

• Скільки угод на кожній стадії воронки прямо зараз. Керівник вже знає, де концентрується робота команди і де утворюється затор. Якщо половина угод застрягла на стадії комерційної пропозиції – це сигнал: або ціна не влаштовує, або менеджери не дотискають. Рішення приймається одразу, не в кінці місяця.
• Які угоди не рухаються більше трьох днів і у кого. Система підсвічує завислі угоди автоматично. Керівник відкриває картку і бачить всю хронологію. Питати менеджера про статус клієнта більше не потрібно.
• Конверсію по кожному менеджеру за будь-який період. Хто закриває угоди, хто губить їх на переговорах, хто взагалі не рухає воронку. Керівник приймає рішення про навчання або перерозподіл клієнтів на основі даних.
• Дедлайни по активностях: хто що має зробити і до якого часу. Жодна домовленість з клієнтом не губиться. Менеджер зафіксував передзвонити в четвер, і система нагадає і йому, і керівнику якщо дзвінок не відбувся.
• Зв’язок угоди з рахунком і відвантаженням в одному вікні. Керівник бачить весь ланцюжок: чи виставлений рахунок, чи підтверджене відвантаження, чи надійшла оплата. Більше жодних дзвінків між відділами щоб з’ясувати, де гроші.

Нарада до і після автоматизації продажів

До автоматизації керівник починає нараду із запитання: “Який статус по клієнту X?” Менеджер згадує, або шукає в пошті, або каже “уточню після наради”. Половина часу йде на з’ясування того, де що знаходиться.

Після автоматизації керівник відкриває систему до наради і заходить у кімнату вже в курсі справ по кожній угоді. Перше запитання тепер інше: “Що заважає закрити угоду з клієнтом X?” Команда одразу обговорює рішення. Нарада займає вдвічі менше часу.

Одна зміна в процесі, і формат управління командою стає іншим.

Окремий виклик для керівника – онбординг нових менеджерів. На 1С новий співробітник тижнями розбирається де що знаходиться, питає колег і робить помилки в даних. Керівник витрачає час на пояснення замість управління.

Після автоматизації продажів новий менеджер заходить у систему і відразу бачить свою воронку, завдання і клієнтів. Процеси однакові для всієї команди. Онбординг скорочується з тижнів до днів, і керівник повертається до своєї основної роботи.

Як автоматизація продажів змінює управління власника B2B компанії

Більшість власників B2B компаній керують продажами через людей. Зранку телефонують керівнику відділу. Увечері отримують звіт у месенджері. Раз на тиждень збираються на нараду з цифрами. Виглядає як контроль. Але це переказ подій, які вже відбулись.

Менеджер забув зафіксувати угоду. Склад не збігається з тим, що в системі. Клієнт чекає відповіді третій день, і ніхто не знає про це, крім самого клієнта.

І це не поодинокі випадки. У компанії з командою продажів 8-10 осіб щотижня губиться від двох до п’яти угод на різних стадіях. Тому що система не нагадує, не сигналізує і не зберігає контекст автоматично.

Власник дізнається про все це тоді, коли вже треба вибачатись. Або коли клієнт не продовжує контракт. Або коли квартальний звіт показує цифри, які всіх дивують.

Власник після автоматизації: контроль продажів у реальному часі

Після автоматизації продажів власник перестає залежати від того, чи вирішив менеджер надіслати звіт і чи встиг керівник відділу його підготувати.

Сучасні системи автоматизації продажів доступні з будь-якого пристрою. Власник бачить актуальний стан справ у будь-який момент

Відкриває систему і бачить:

• які угоди зависли і на якій стадії;
• хто з менеджерів не мав жодної активності два дні;
• які рахунки досі не оплачені і скільки днів прострочено;
• скільки нових лідів надійшло і скільки з них взяли в роботу.

Дані оновлюються самі, і власник бачить актуальний стан справ щойно відкрив систему.

І головне – система сигналізує, коли щось потребує уваги. Угода зависла на 10 днів без руху? Власник одразу отримує сповіщення.

Як працює відділ продажів B2B після автоматизації: досвід з практики

З практики впроваджень команди CRMiUM є кілька показових результатів.

Компанія з B2B постачання. Менеджери витрачали більше половини робочого дня не на клієнтів, а на ведення обліку і передачу даних у бухгалтерію. Повторні замовлення губились, тому що система просто не нагадувала коли і кому телефонувати. Після автоматизації система відстежує кожного клієнта сама. Менеджер відкриває задачі і відразу бачить, хто чекає на дзвінок сьогодні. Жодне повторне замовлення не проходить повз просто тому, що хтось забув.

Дистриб’ютор із B2B сегментом. Рахунки готувались вручну, погоджувались поштою, статус кожного відстежувався окремо. Після автоматизації менеджер створює рахунок прямо з картки угоди, система надсилає його на погодження керівнику, після підтвердження – автоматично клієнту. Весь цикл в одному місці. Жодних листів, жодних дзвінків між відділами.

IT компанія з міжнародним відділом продажів. Кожен менеджер працював за своїм алгоритмом, єдиного процесу не існувало. Аналітика збиралась вручну і завжди запізнювалась на кілька днів. Після автоматизації весь процес від першого контакту з холодним лідом до виставлення регулярного інвойсу відбувається в одній системі. Керівник відкриває дашборд прямо під час наради і бачить актуальні цифри, а не вчорашній звіт.

У всіх трьох випадках власник отримав одне і те саме. Час. І увагу для стратегічних рішень замість щоденної оперативки.

Впровадження автоматизації продажів для середнього бізнесу: три фази і чек-лист готовності

Більшість власників відкладають перехід через одне переконання: все зупиниться, і буде гірше ніж є. Насправді типове впровадження автоматизації продажів для B2B компанії з командою до 20 осіб займає 6-14 тижнів. Компанія працює в звичайному режимі впродовж усього процесу.

Три фази переходу з 1С на автоматизацію продажів

Фаза 1. Аудит процесів.
Починають з того, як процеси працюють насправді, а не так як написано в регламентах. Де зберігаються дані зараз. Як менеджери фіксують угоди. Як керівник збирає звітність. Як виставляються рахунки і хто за це відповідає. Це основа, без якої автоматизація продажів перетворюється на автоматизацію безладу.

Фаза 2. Налаштування і міграція даних.
Переносять базу клієнтів, номенклатуру, відкриту дебіторку і залишки. Як альтернатива 1С для B2B компаній добре зарекомендувала себе Odoo – модульна система де продажі, склад, фінанси і логістика працюють в єдиному середовищі. Більшість процесів, які здаються нестандартними, реалізуються через гнучкі налаштування системи без програмування.

Фаза 3. Навчання і запуск.
Менеджери навчаються на реальних кейсах компанії. Не на тестових даних і не на абстрактних прикладах. Власник і керівник відділу отримують окрему сесію по дашбордах і звітності. Перші два тижні після запуску найважливіші: саме тоді команда звикає до нової системи і починає відчувати результат.

Чек-лист: чи готова ваша компанія до автоматизації продажів?

Дайте відповідь на кожне твердження:

• Менеджери ведуть дані в кількох місцях одночасно
• Звіт по угодах збирається вручну раз на тиждень або рідше
• Керівник дізнається про зависшу угоду від клієнта, а не від системи
• Новий менеджер потребує двох тижнів щоб розібратись де що знаходиться
• Власник не може перевірити стан відділу продажів без дзвінка керівнику

Якщо більшість тверджень про вашу компанію, то поточна система вже стримує зростання. Кожен місяць без автоматизації продажів – це угоди, які зависають, рішення, які запізнюються і менеджери, які витрачають час не на клієнтів.

Перехід на автоматизацію продажів починається з аудиту процесів. Команда CRMiUM допоможе зрозуміти що саме потрібно змінити у вашому конкретному випадку.

Підсумок

1С добре рахує. Керувати продажами – інша задача.

Поки дані між відділами передаються вручну, кожен рівень компанії працює із запізненням. Менеджер шукає актуальний прайс замість того щоб телефонувати клієнту. Керівник чекає п’ятниці щоб зрозуміти що відбувається у відділі. Власник дізнається про зависшу угоду тоді, коли клієнт вже зателефонував сам.

Автоматизація продажів після відмови від 1С змінює саме цю динаміку. Дані рухаються між відділами самі. Система нагадує, сигналізує і фіксує без участі людини.

Odoo стала для багатьох B2B компаній альтернативою 1С з вбудованою автоматизацією: модульна ERP-система де продажі, склад і фінанси працюють як єдиний організм.

Компанії які пройшли цей шлях описують результат однаково. Вони перестали реагувати на бізнес. Вони почали ним керувати.

Питання-Відповіді

Що буде з даними з 1С після переходу на нову систему автоматизації продажів?

Дані переносяться. База клієнтів, номенклатура, відкрита дебіторка і залишки мігрують у нову систему. Обсяг і складність міграції визначають на етапі аудиту процесів, ще до початку налаштування. Повна транзакційна історія зазвичай залишається доступною в архіві.

Чи замінює автоматизація продажів бухгалтерський облік або для цього потрібна окрема програма?

Залежить від системи. Odoo, наприклад, має вбудований модуль бухгалтерії з українською локалізацією: план рахунків ПСБО, облік ПДВ, податкові накладні та інтеграція з банками. Для більшості B2B компаній це повністю закриває потреби в обліку і окрема програма не потрібна.

Що робити якщо менеджери чинять опір новій системі?

Це найпоширеніший виклик при впровадженні. Досвід показує: опір зникає коли менеджер бачить що система спрощує його роботу, а не ускладнює. Тому навчання будується на реальних кейсах компанії, і менеджер одразу працює зі своїми клієнтами і своїми угодами, а не з абстрактними прикладами. Зазвичай через два тижні після запуску повернення до старих інструментів вже ніхто не пропонує.

Чи підходить автоматизація продажів для компанії з великим каталогом товарів і складними прайс-листами?

Так. Odoo, зокрема, підтримує роботу з великими каталогами, кількома складами, серійними номерами і партіями товарів. Прайс-листи налаштовуються під різні сегменти клієнтів і автоматично підтягуються в картку угоди. Менеджер бачить актуальну ціну і залишок прямо під час переговорів, без дзвінків на склад і пошуку таблиць у чаті.

Коли власник відчуває перші зміни після автоматизації продажів?

Зазвичай у перші два тижні після запуску системи. Зникають дзвінки між відділами, щоб з’ясувати статус замовлення. Наради стають коротшими. Власник відкриває дашборд і бачить стан угод сам, без очікування звіту від керівника відділу. Повний результат від автоматизації продажів відчувається через 2-3 місяці після запуску, коли команда повністю перейшла на нові процеси.