Андрій Крупкін
Андрій Крупкін - серійний підприємець, 18+ років в продажах та з 2017 року на ринку консалтингових послуг
Більше про автора- Результат тендеру значною мірою визначають рішення до подачі, а не останній вечір.
- Річний план замовника відкритий, тож перший сигнал про закупівлю видно заздалегідь.
- Запитання до замовника і скарга на умови мають межу в три дні до кінця строку, тому документацію читають у перші дні.
- Нижню межу ціни затверджує власник до аукціону, а не менеджер під час нього.
- Тендери потребують окремої воронки в CRM, ролей і розбору кожного програного тендеру.
- Готовність до подачі зручно перевіряти за чек-листом наприкінці статті.
Як виграти тендер? Більшість власників шукають відповідь у моменті подачі, тобто в нижчій ціні чи швидшому підписі. Але до цього моменту результат здебільшого вже визначений. Постачальникові, який програє частіше, ніж виграє, варто шукати причину не в аукціоні, а в тижнях до нього.
Ця стаття про роботу до подачі пропозиції і про те, як організувати її у відділі продажів. Ми спираємося на Закон «Про публічні закупівлі», а на період воєнного стану діють Особливості (постанова Кабінету Міністрів № 1178), тому там, де вони розходяться, ми наводимо строк з Особливостей. Статистики тут немає, бо публічної цифри, яку можна перевірити, ми не знайшли.
Тендер виграють до подачі пропозиції
До кінцевого строку вже зафіксовано чотири речі.
- Компанія вибрала, у яких тендерах брати участь.
- Вона знає, що замовник купував раніше.
- Власник визначив ціну, нижче якої компанія не працює.
- Документи й підписи або вже готові, або ні.
Отже, перемога в тендері це результат процесу, а не одного вечора. Участь у тендерах, яка тримається на одному досвідченому працівникові, зникає разом із ним, а процес лишається.
Як державні закупівлі стають постійним каналом, ми описали в матеріалі про системну роботу з державними закупівлями. Що таке тендер і з чого складається участь, розібрано в статті про те, як влаштована участь у тендері.
Робота із замовником до оголошення. Що дозволяє закон
Найраніший сигнал про закупівлю замовник оприлюднює сам. Річний план закупівель і зміни до нього він публікує в електронній системі протягом п’яти робочих днів з дня затвердження, а закупівля здійснюється відповідно до цього плану (стаття 4, частина 1 Закону). Шукати в планах варто за кодом закупівлі, а не за назвою. Як читати код закупівлі, ми писали в матеріалі про код закупівлі і потік замовлень.
Другий законний інструмент це попередні ринкові консультації. Замовники можуть проводити їх для аналізу ринку, запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання, через електронну систему закупівель або на відкритих зустрічах з потенційними учасниками (стаття 4, частина 4 Закону). Така участь не вважається участю бізнесу в підготовці вимог до тендерної документації, а рекомендації замовник може використовувати, якщо це не порушує принципів закупівель (стаття 5).
Третє джерело це історія закупівель самого замовника у відкритій системі. З неї видно, що він купував і які вимоги формулював.
Є й межі. За пунктом 47 Особливостей замовник зобов’язаний відмовити в участі, якщо:
- має незаперечні докази, що учасник пропонує або дає винагороду службовій особі замовника, щоб вплинути на визначення переможця (підпункт 1);
- учасника протягом останніх трьох років притягували до відповідальності за антиконкурентні узгоджені дії щодо спотворення результатів тендерів (підпункт 4);
- учасник є пов’язаною особою з іншими учасниками, з уповноваженою особою або з керівником замовника (підпункт 7).
Загальну рамку закону ми розібрали в статті про закон про публічні закупівлі для відділу продажів.
Після оголошення. Питання до замовника і строки
Строк подання тендерних пропозицій у відкритих торгах не може бути менше ніж 15 днів з дня оприлюднення оголошення (пункт 34 Особливостей). У цей строк треба прочитати документацію, поставити запитання, порахувати ціну й зібрати документи. Усередині нього діють чотири правила.
- Звернення за роз’ясненнями або з вимогою усунути порушення подають через електронну систему не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання пропозицій. Їх оприлюднюють без ідентифікації особи, яка звернулася (пункт 54 Особливостей).
- Замовник відповідає протягом трьох днів, а якщо не відповів вчасно, система автоматично зупиняє торги (пункт 54).
- Якщо замовник змінює документацію, строк подання продовжується так, щоб до кінцевого строку залишалося не менше чотирьох днів (пункт 54).
- Скаргу на умови документації подають до органу оскарження, тобто Антимонопольного комітету України, не пізніше ніж за три дні до кінцевого строку (стаття 18 Закону, пункт 59 Особливостей).
Що саме питати? Насамперед про вимоги, які обмежують конкуренцію, адже серед принципів закупівель є добросовісна конкуренція і недискримінація учасників (стаття 5, частина 1 Закону). Документація не повинна містити вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації (стаття 22, частина 4), а посилання на конкретну марку чи виробника має бути обґрунтованим і містити вираз «або еквівалент» (стаття 23, частина 4).
Ці інструменти працюють лише тоді, коли хтось прочитав документацію в перші дні. Якщо її вперше відкривають за три дні до кінця строку, часу на запитання майже не лишається. Хто в компанії має готувати пропозицію, ми розбирали в статті про тендерну документацію і відповідальних за неї.
Як рахувати ціну, щоб виграти і не втратити маржу
За частиною 3 статті 29 Закону критерієм оцінки може бути ціна, або вартість життєвого циклу, або ціна разом з іншими критеріями, як-от умови оплати, строк виконання чи гарантійне обслуговування. Проте питома вага цінового критерію не може бути нижчою ніж 70 відсотків (пункт 36 Особливостей).
Ціну в пропозиції подають без ПДВ (пункт 31 Особливостей), і оцінюють її теж без ПДВ (пункт 41). Документація не повинна обмежувати нижню межу ціни пропозиції (пункт 28), тому компанія визначає її сама, за простою формулою.
Нижня межа ціни = Прямі витрати на виконання договору + Витрати на участь і забезпечення + Мінімальна маржа, яку затвердив власник
Затверджує межу власник або комерційний директор, і робить це до аукціону. Менеджер під час торгів діє під тиском таймера й без повної картини витрат. Логіку розрахунку витрат і маржі на одного клієнта ми розбирали в статті про те, як рахувати юніт-економіку.
Для відкритих торгів з електронним аукціоном потрібно не менше двох пропозицій (пункт 35 Особливостей). Електронний аукціон це пониження цін у три етапи (стаття 30, частина 1 Закону). Якщо подано одну пропозицію, система не проводить оцінку і визначає її найбільш економічно вигідною, а замовник розглядає її на відповідність документації (пункт 36). За обґрунтованим рішенням замовника торги можуть пройти й без електронного аукціону (пункт 37). В обох випадках знизити ціну після подання вже не вийде, тому перша ціна має бути остаточною.
Пропозицію можна змінити або відкликати до закінчення кінцевого строку подання (стаття 26, частина 8 Закону). Після подання замовник і учасники не можуть ініціювати переговори про зміну змісту або ціни (стаття 29, частина 13). Тому помилку в ціні виправляють до кінцевого строку.
Аномально низька ціна
Аномально низька ціна це ціна найбільш економічно вигідної пропозиції, яка на 40 або більше відсотків менша від середньоарифметичної ціни пропозицій інших учасників та/або на 30 або більше відсотків менша від наступної ціни (стаття 1 Закону, пункт 37 Особливостей). Система визначає її автоматично, якщо пропозиції подали не менше двох учасників.
Обґрунтування потрібно надати протягом одного робочого дня, у довільній формі (стаття 29, частина 14 Закону). Якщо його не надано в строк, замовник відхиляє пропозицію (пункт 44), а якщо воно неналежне, може відхилити (пункт 45). Тому розрахунок, який пояснює таку ціну, має бути готовий до подання.
Що Бюро продажів ставить у відділі продажів під тендерний цикл
Тендери це канал продажів зі своєю воронкою. Ми вибудовуємо його з таких елементів.
- Тендерна воронка в CRM зі стадіями «план замовника», «оголошення», «рішення про участь», «підготовка», «подання» і «результат».
- Письмові критерії рішення про участь, які затверджує власник.
- Ролі, а саме хто відстежує оголошення, хто ухвалює рішення про участь, хто рахує ціну і хто збирає пропозицію.
- Розбір кожного програного тендеру з причиною поразки, а саме ціна, документи або вимоги, написані під іншого постачальника.
- Скрипти законного передтендерного контакту із замовниками.
Ми починаємо з аудиту відділу продажів, щоб побачити, хто зараз веде тендери і де компанія їх втрачає. Далі описуємо ролі, вбудовуємо воронку в CRM і пишемо скрипти продажів для контакту із замовником. Якщо відділу фактично немає, будуємо його як відділ продажів під ключ.
Що виробник може збудувати відділ продажів із нуля, показує кейс виробника огорож і покрівельних матеріалів. Там найняли керівника і 2 менеджерів, впровадили дві системи мотивації, скрипти і CRM, а план продажів виконано на 106%. Кейс не про тендери, а про відділ продажів як процес.
Передтендерний чек-лист
Ролі в таблиці замініть на посади у вашій компанії.
| Етап | Що перевірити | Хто відповідає |
|---|---|---|
| Річний план замовника | Чи є закупівля в плані і чи збігається її код з вашим профілем | Тендерний координатор |
| Історія закупівель замовника | Що і в кого купував замовник, які вимоги ставив | Тендерний координатор |
| Рішення про участь | Тендер відповідає письмовим критеріям, рішення записане в CRM | Керівник відділу продажів |
| Документація в перші дні | Вимоги, критерії оцінки, строки й проєкт договору прочитані повністю | Координатор і технічний спеціаліст |
| Запитання і вимоги до замовника | Незрозумілі вимоги винесено в систему вчасно, рішення про скаргу ухвалено | Координатор і юрист |
| Нижня межа ціни | Межу пораховано за формулою і затверджено письмово, обґрунтування на випадок аномально низької ціни готове | Власник або комерційний директор |
| Документи і підпис | Підтвердження кваліфікації зібрані, електронний підпис чинний, забезпечення оформлено, якщо замовник його вимагає | Координатор, юрист і бухгалтерія |
| Подання | Пропозицію подано не в останній день, ціна вказана без ПДВ | Координатор |
| Розбір результату | Причину виграшу чи поразки записано в CRM | Керівник відділу продажів |
Якщо ви постачаєте оборонним замовникам, специфіку цього каналу описано в матеріалі про Агенцію оборонних закупівель.
Наступний крок
Візьміть три останні тендери, які компанія програла, і для кожного знайдіть рядок чек-листа, на якому його було втрачено. Це може бути вимога, написана під іншого постачальника, ціна без нижньої межі або документація, відкрита в останній день. Якщо в усіх трьох випадках рядок однаковий, проблема не в окремих тендерах, а в процесі, і саме цей рядок варто описати першим.
