Як працює відділ консалтингу Бюро продажів

Андрій Крупкін

Андрій Крупкін - серійний підприємець, 18+ років в продажах та з 2017 року на ринку консалтингових послуг

Більше про автора

Чим займається консалтинг відділу продажів? Про що мова? Багато власників бізнесу скептично ставляться до консалтингу, бо не до кінця розуміють у чому саме його суть.

У цій статті ми розберемо, як працює відділ консалтингу Бюро продажів. 

Пояснимо простими словами: хто входить у команду, як ми заходимо в бізнес, що робимо крок за кроком, як вимірюємо результат, що в підсумку отримує власник бізнесу.

Що таке відділ консалтингу та чим він займається

Відділ консалтингу це операційна команда, а не один експерт.

Коли чуєш консультант, легко уявити одну людину, яка приходить у компанію, ставить розумні питання, робить пару зустрічей, лишає презентацію та йде.

У реальності якісний консалтинг відділу продажів так не працює.

Відділ консалтингу Бюро продажів це команда, яка включає:

• бізнес консультантів
• методологів продажів
• аналітиків
• проєктних менеджерів
• кураторів клієнта

Чому так?

Відділ продажів це завжди комбінація: людей, процесів, цифр, інструментів (CRM, телефонія, воронки, автоматизація), управління та мотивації

Одній людині фізично важко глибоко тримати все це в голові, особливо якщо проєктів багато. Команда дозволяє:

• розділити зони відповідальності
• зібрати сильних спеціалістів по окремих напрямах
• тримати стабільну якість консалтингу незалежно від складності бізнесу

Які задачі закриває відділ консалтингу для бізнесу

Якщо коротко, відділ консалтингу заходить у бізнес з однією метою:

зробити так, щоб відділ продажів працював як керована система, а не як хаотичний набір дій.

На практиці це означає, що команда:

• діагностує поточний стан продажів
• знаходить системні помилки та сліпі зони, через які витікають гроші
• проєктує нову, більш ефективну модель роботи
• впроваджує зміни разом з командою клієнта
• супроводжує до того моменту, поки нова система не стане рутиною

Як відділ консалтингу працює з новим клієнтом крок за кроком

Етап 1. Знайомство з бізнесом та запитами

Починаємо не з CRM, а з людей.
На першій зустрічі ми говоримо з власником, CEO або комерційним директором.

Наші задачі:

• зрозуміти поточну картину очима керівництва
• виявити цілі
  • вирости в обороті
  • зробити відділ прогнозованим
  • зменшити залученість власника
  • підготуватися до масштабування
• почути реальні болі
  • менеджери не продають без власника
  • систематичне невиконання плану продажів
  • маркетолог каже, що ліди нормальні, а продажів немає
  • мотивації працювати немає
  • всі дії менеджерів хаотичні, працюють від зарплати до зарплати

На цьому етапі ми не даємо готових рішень.
Ми формуємо гіпотези: де саме може бути корінь проблеми.

Етап 2. Збір даних та діагностика відділу продажів

Далі збираємо дані:

• бриф з інформацією про бізнес модель, продукти, команду
• базові показники
  • кількість лідів
  • конверсії
  • середній чек
  • оборот та маржа
• доступ до CRM
• доступ до телефонії та записів дзвінків
• інформацію про маркетингові канали

Що ми робимо з цими даними:

• дивимося, як реально йде лід по воронці від першого контакту до оплати
• аналізуємо, на якому етапі губиться найбільше клієнтів
• слухаємо розмови менеджерів:
  • як вони вітаються
  • як діагностують потребу
  • як презентують продукт
  • як працюють із запереченнями
• оцінюємо структуру команди та ролі
• дивимося, як виглядають статуси та задачі в CRM

На виході маємо карту проблем та точок росту.
Це факти, а не припущення.

Етап 3. Розробка рішення та дорожньої карти

Коли діагностика завершена, відділ консалтингу переходить до проєктування рішення.

Внутрішньо це виглядає так:

• консультанти, аналітики та методологи збираються над вашим кейсом
• формують цільову модель
• прописують зміни в структурі, процесах, скриптах, CRM, аналітиці
• розставляють пріоритети: що робити спочатку, що потім

Результат для вас як для власника:

• зрозуміла дорожня карта, де є:
  • що саме змінюємо
  • у якій послідовності
  • хто відповідальний з вашого боку
  • які дедлайни
• очікуваний ефект
  • які показники повинні змінитися
  • що стане зручнішим і прозорішим для вас

Цю карту ми презентуємо і погоджуємо з керівництвом. Жодних таємних планів консультантів. Усе прозоро.

Етап 4. Впровадження змін разом з командою клієнта

Це найскладніша й найважливіша частина. Саме тут багато консалтингових проєктів «падають» якщо все лишається тільки у презентації.

У Бюро продажів впровадження це завжди спільна робота відділу консалтингу та команди клієнта.

Що конкретно відбувається:

• ми працюємо з керівником відділу продажів
  • пояснюємо логіку нової системи
  • допомагаємо ставити задачі
  • разом аналізуємо виконання
• проводимо сесії з менеджерами
  • вводимо нові скрипти та навчаємо менеджерів, як ними користуватися
  • відпрацьовуємо типові ситуації
  • пояснюємо нові регламенти
• наводимо порядок у CRM
  • оптимізуємо воронку
  • приводимо статуси до реальності
  • налаштовуємо базову автоматизацію
• запускаємо регулярні управлінські ритуали
  • щотижневі планерки
  • розбори дзвінків
  • аналіз воронки

Наша ціль не обгорнути все в красиву презентацію, а зробити так, щоб зміни дійшли до рівня конкретних дій менеджерів і керівника.

Етап 5. Супровід і вихід на стабільний результат

Будь-яка зміна зустрічає опір. Спочатку всі «горять», потім повертаються старі звички.

Щоб цього не сталося, відділ консалтингу:

• регулярно повертається до ключових показників
• аналізує проміжні результати
• коригує скрипти, процеси, аналітику
• допомагає керівнику утримати дисципліну в команді

Фактично це період, коли система впроваджується в реальне життя компанії клієнта.

Коли ми бачимо, що:

• процеси працюють без ручного підштовхування консультантами
• керівник впевнено керує новою системою
• показники стабільно покращились і продовжують зростати
• налагоджені процеси і кожен знає. що має робити

ми поступово зменшуємо інтенсивність супроводу.

Хочете зрозуміти, чи потрібен консалтинг у вашій ситуації?

Залишіть заявку на безкоштовну консультацію

Залишити заявку

Хто входить у команду відділу консалтингу та за що відповідає

Бізнес-консультант

Це людина, яка:

• глибоко занурюється в модель вашого бізнесу
• спілкується з власником і керівництвом
• ставить незручні, але потрібні питання
• формує ключові гіпотези
• презентує рішення і пояснює логіку змін
• контролює всі впровадження та відповідає за результат

Бізнес-консультант це ваш головний партнер у проєкті на рівні «бізнес–бізнес», а не «експерт–менеджери».

Методолог продажів

Методолог це той, хто «перекладає» стратегічні рішення у конкретні процеси та документи.

Він:

• описує воронку продажів
• розробляє скрипти та стандарти комунікації
• прописує регламенти роботи менеджерів і керівника
• формує структуру навчання та адаптації

Якщо говорити просто, методолог збирає операційну систему відділу продажів.

Аналітик

Аналітик відповідає за цифри.

Його зона:

• збір і перевірка даних з CRM, маркетингу, фінансів
• побудова воронок та звітів
• пошук вузьких місць через аналітику
• підготовка дашбордів та звітів для керівництва

Аналітик допомагає перейти від «нам здається, що проблема тут» до «ми точно знаємо, що проблема тут».

Проєктний менеджер та куратор клієнта

Це люди, які стежать, щоб проєкт рухався.

Вони:

• контролюють дедлайни
• координують команду консультантів
• домовляються про зустрічі та статуси
• допомагають клієнту не загубитися в задачах і змінах

Проєктний менеджер та куратор знімають з власника відчуття «усе тримається тільки на мені».

Як відділ консалтингу вимірює результат і за що бере відповідальність

Ми не обмежуємося фразою збільшити продажі.
Розкладаємо її на конкретні метрики, які реально можна виміряти:

• конверсія з ліда в продаж
• середній чек
• LTV клієнта
• швидкість реакції на заявку
• кількість якісних контактів з клієнтом
• частка повторних продажів
• прогнозованість виконання плану

Для кожного проєкту ми узгоджуємо, які показники беремо у фокус на перший період.

Чого відділ консалтингу не може гарантувати клієнтові

Важливий момент.
Щоб не створювати ілюзій, ми прямо проговорюємо:

• ми не можемо чесно гарантувати «подвоїмо ваш оборот за 2 тижні»
• ми не контролюємо ринок, конкуренцію та макроекономіку
• ми не можемо замість вас наймати людей, звільняти, підписувати документи

Ми беремо відповідальність за:

• якість діагностики
• логіку та реалістичність рішень
• коректність налаштування процесів та аналітики
• підтримку впровадження

Але результат завжди спільний.

Якщо команда клієнта не виконує домовленості, не впроваджує зміни та саботує процес, жоден консалтинг не спрацює.

Як виглядає звітність для клієнта

Щоб власник бачив та міг контролювати процес роботи бізнес-консультантів ми систематично надаємо:

• зрозумілі звіти по ключових показниках
• візуалізацію «було / стало» по воронці, конверсії, чеку
• список завершених змін
• перелік наступних кроків

Це дозволяє:

• приймати управлінські рішення на основі фактів
• бачити, як інвестиція в консалтинг відбивається в системі та цифрах
• тримати загальну картину під контролем

Як відділ консалтингу взаємодіє з командою клієнта

Робота з керівником відділу продажів

Керівник відділу продажів це ключова фігура. Якщо він слабкий, жодна система не проживе довго.

Зазвичай ми:

• проводимо регулярні сесії один на один
• розбираємо звіти та воронку
• навчаємо керівника планувати, контролювати, давати зворотний звʼязок
• показуємо, як перевести відділ з режиму «гасіння пожеж» у режим «стабільної роботи»

Фактично це не тільки консалтинг відділу, а й прокачка керівника.

Робота з менеджерами

Менеджери часто сприймають консалтинг як загрозу: «зараз прийдуть, усіх нас будуть вчити, потім когось звільнять».

Тому ми:

• пояснюємо, навіщо це бізнесу і що це дасть їм особисто
• чітко проговорюємо очікування від їхньої роботи
• даємо нові скрипти та алгоритми
• відпрацьовуємо типові ситуації в живому форматі
• розбираємо реальні дзвінки та переписки
• навчаємо переговорному процесу (за необхідності)

Мета не «прочитати лекцію», а змінити поведінку в реальних розмовах з клієнтами та підвищити показники кожного менеджера та його результат.

Робота з власником бізнесу

Власник для нас не абстрактний бенефіціар, а активний учасник змін.

Ми:

• регулярно надаємо йому короткі, але змістовні оновлення
• показуємо, як змінюються показники
• пояснюємо, де потрібні його рішення
• допомагаємо перейти від моделі «я головний продавець» до моделі «я власник системи, яка продає»

Коли варто звернутися до відділу консалтингу

Виходячи з нашого 8-річного досвіду побудови 170+ відділів продажів нижче запропонували список ситуацій, коли слід звернутися до консалтингової компанії за допомогою у побудові чи покращенні роботи діючого відділу продажів.

Симптоми на рівні продажів

• продажі стоять або падають, а причину ви пояснюєте тільки загальними фразами
• кількість заявок є, але грошей очікувано не додається
• різниця між кращим і слабшим менеджером у кілька разів
• після масштабування відділ не справляється з потоком і ламається

Симптоми на рівні команди

• менеджери часто змінюються
• сильного керівника немає або він не тягне
• власник змушений втручатися в угоди, рятувати плани, розгрібати конфлікти
• є відчуття, що команда «сидить на ставці», а не реально воює за клієнта

Симптоми на рівні системи та керованості

• CRM є, але ніхто не вірить її даним
• статуси воронки не відповідають реальності
• звіти робляться для галочки
• складно відповісти на просте питання: «скільки грошей у роботі прямо зараз і де ми їх втрачаємо»

Якщо ви впізнаєте свій бізнес у кількох пунктах одразу, це вже не проблема «одного менеджера». Це сигнал, що системі продажів потрібне втручання зі сторони.

Якщо впізнаєте себе в цих симптомах – залиште заявку на консультацію.
Ми розберемо вашу ситуацію і покажемо шляхи вирішення.

Залишити заявку

Що отримує власник після роботи з відділом консалтингу

На рівні процесів

Після завершення проєкту у вас зʼявляється:

• прописана й впроваджена система продажів
• чітка структура відділу
• зрозумілі ролі й зони відповідальності
• працююча CRM з логічною воронкою та чистими даними
• стандарти комунікації з клієнтами
• система навчання та адаптації нових менеджерів

На рівні цифр

У показниках це виглядає як:

• зростання конверсії на ключових етапах
• збільшення середнього чека
• зростання частки повторних продажів
• більш прогнозоване виконання плану продажів
• скорочення зливу бюджету на маркетинг

Не завжди це моментальне х2. Але це кероване і зрозуміле зростання, яке можна планувати.

На рівні особистої ролі власника

Мабуть, найважливіша зміна для власника:

• ви менше задіяні в операційці продажів
• вас менше «смикають» по кожній складній угоді
• ви бачите реальну картину в цифрах
• можете планувати розвиток та масштабування бізнесу, а не тільки гасити пожежі

Відділ продажів перестає бути болем, і стає інструментом росту.

Хочете, щоб ваш відділ продажів працював як система, а не хаос? 

Залиште заявку на консультацію, щоб дізнатися як зрости в показниках та грошах.

Залишити заявку