Андрій Крупкін
Андрій Крупкін - серійний підприємець, 18+ років в продажах та з 2017 року на ринку консалтингових послуг
Більше про автора- Тендерну документацію оприлюднює замовник, а постачальник відповідає на неї тендерною пропозицією, тому в компанії треба готувати саме пропозицію.
- Пропозиція складається з кількох блоків, а саме електронної форми з ціною, підтвердження кваліфікації, технічної частини, забезпечення (якщо його вимагають) і файлів з електронним підписом.
- Менеджер з продажів знає клієнта й продукт, але не повинен сам перевіряти власний пакет, бо формальні помилки краще бачить інша людина.
- Невиправлені за 24 години невідповідності є підставою для відхилення, тому в кожного блоку має бути відповідальний і заступник.
- Розподіл ролей і контроль строків мають бути записані в регламенті, а не триматися на одному працівнику.
- Почати варто з шаблону розподілу відповідальності та аудиту того, хто зараз збирає пропозиції.
Тендерна документація це пакет умов, який публікує замовник, а не документ, який пишете ви. Постачальник читає її й відповідає тендерною пропозицією, тож для власника важливе інше питання. Хто в компанії відповідає за цю відповідь? У статті розберемо, з чого складається пропозиція, чому доручати її лише менеджеру ризиковано, які помилки призводять до відхилення і як розподілити цю зону між ролями.
Одразу про межі. Ми спираємося на текст Закону «Про публічні закупівлі» та Особливостей (постанова Кабінету Міністрів № 1178), які діють на період воєнного стану. Статистики відхилень ми не наводимо, бо публічної цифри, яку можна перевірити, не знайшли.
З чого складається тендерна пропозиція
Тендерну документацію замовник безоплатно оприлюднює разом з оголошенням, і склад її визначає стаття 22 Закону. Там є інструкція з підготовки пропозицій, кваліфікаційні критерії та спосіб їх підтвердження, технічна специфікація, кількість і місце поставки, строки та проєкт договору. Вимоги залежать від предмета закупівлі та його коду, як читати код ДК 021, ми розбирали в матеріалі про код закупівлі і потік замовлень. Загальну картину, що таке тендер і як влаштована участь, описано в статті про тендер і участь у ньому.
Пропозицію постачальник подає в електронному вигляді через систему закупівель (стаття 26). Практично вона складається з таких частин.
- Електронна форма з ціною та іншими критеріями оцінки, якщо замовник їх установив.
- Підтвердження відповідності кваліфікаційним критеріям зі статті 16. Це обладнання і технології, працівники з досвідом, досвід виконання аналогічних договорів або фінансова спроможність, залежно від того, що обрав замовник.
- Інформація про відсутність підстав для відмови в участі. У звичайній процедурі їх перелічує стаття 17 Закону, а на період дії Особливостей перелік наведено в пункті 47.
- Технічна частина, що відповідає специфікації, з маркуванням, протоколами випробувань чи сертифікатами, якщо документація їх вимагає.
- Підтвердження забезпечення пропозиції, якщо замовник його вимагає.
- Файли з кваліфікованим електронним підписом. Замовникам заборонено вимагати печатку й підпис уповноваженої особи на документах, які подано як електронний документ з таким підписом (стаття 22, частина п’ята).
За кожним блоком стоїть інший фахівець, і це визначає всю подальшу логіку.
Хто в компанії зазвичай готує документи і чому це проблема
Найчастіше пропозицію збирає менеджер з продажів, який вів контакт із замовником. Логіка зрозуміла, він знає продукт і ціну. Але в цієї схеми три слабкі місця.
- У менеджера тендер конкурує за час з іншими угодами. Строк подання жорсткий, і після кінцевого строку система пропозицію не приймає (стаття 26, частина шоста).
- Пакет перевіряє той, хто його збирав. Власні помилки видно гірше за чужі.
- Кваліфікаційні документи лежать в інших людей. Довідки, звітність, дані про працівників і досвід зберігають юрист, бухгалтерія та HR, а менеджер просить їх і чекає.
Протилежна крайність це окрема роль тендерного координатора, який робить усе сам. Вона працює краще, бо координатор знає формальні вимоги й календар. Але без менеджера і технічного спеціаліста він не завжди знає нюанси продукту та ціноутворення, а значить, технічна частина й ціна лишаються ризиковими.
Власнику варто дивитися не на те, хто фізично натискає кнопку подання, а на те, чи описано, хто за який блок відповідає і хто перевіряє результат. Як з цього зробити постійний процес, а не разову участь, ми описали в матеріалі про системну роботу з державними закупівлями.
Тепер про сторону замовника. Закупівлю на стороні замовника організовує уповноважена особа. За статтею 11 Закону саме вона відповідальна за організацію та проведення закупівлі, а її рішення оформлюються протоколом (пункт 3-1 Особливостей). Пошуковий запит «тендерний комітет» стосується цієї сторони, і для постачальника висновок один, адже пропозицію перевіряє конкретна людина за текстом документації.
Помилки, через які пропозицію відхиляють
Замовник відхиляє пропозицію з аргументацією в системі закупівель. Нижче формальні підстави зі статті 31 Закону та пункту 44 Особливостей, які стосуються підготовки пакета.
- Не надано забезпечення пропозиції, хоча замовник його вимагав.
- Невідповідності в документах не виправлено протягом 24 годин з моменту, коли замовник розмістив у системі вимогу їх усунути.
- Технічна частина не відповідає умовам специфікації та іншим вимогам документації.
- Строк дії пропозиції закінчився.
- У пропозиції вказано недостовірну інформацію, суттєву для результатів процедури.
- Конфіденційною визнано інформацію, яку так визнавати не можна, зокрема ціну.
Правило про 24 години показує, що в цій зоні потрібна не лише компетентність, а й доступність. Вимога приходить через систему, і якщо відповідальний у відпустці, а потрібний документ зберігає юрист, строк спливає. За пунктом 43 Особливостей замовник не може розміщувати більше однієї такої вимоги щодо одного учасника, крім випадків виконання рішення органу оскарження.
Окремо про тендерне забезпечення. Розмір забезпечення у грошовому виразі не може перевищувати 3% очікуваної вартості закупівлі товарів чи послуг і 0,5% у разі робіт (стаття 25). Умови замовник зазначає в документації, а неповернення можливе, наприклад, коли переможець не підписав договір. Тому фінансовий директор має знати про забезпечення до початку підготовки, а не в день подання. Що з закону про публічні закупівлі має знати відділ продажів, ми розбирали окремо.
Як Бюро продажів розподіляє цю зону у відділі продажів
Ми розглядаємо тендерну пропозицію як окремий процес усередині відділу продажів, а не як додаткове навантаження менеджера. Розподіл будуємо з чотирьох елементів.
- Регламент. Для кожного блоку пакета названо відповідального, того, хто перевіряє, і документ, який підтверджує виконання. Регламент записаний і не залежить від пам’яті одного працівника.
- Календар і контроль строків. Кожен тендер має картку в CRM зі строками, а керівник відділу продажів бачить, які блоки ще не закрито і скільки лишилось до кінцевого строку подання.
- Незалежна перевірка. Перед поданням пакет переглядає людина, яка його не збирала, за чек-листом із вимог документації.
- Заступник для кожного блоку. Якщо замовник вимагає усунути невідповідність, відповісти може не лише основний виконавець.
Починаємо з аудиту відділу продажів, щоб побачити, хто зараз збирає пропозиції, де зависають документи і чи описана ця зона. Далі вбудовуємо регламент у роботу команди в межах відділу продажів під ключ і супроводжуємо команду, доки процес не почне працювати без постійної участі власника.
Шаблон розподілу відповідальності
Шаблон нижче можна взяти за основу і замінити ролі на посади у вашій компанії. Строки в останній колонці задає документація конкретного замовника, а не шаблон.
| Етап | Відповідальний | Хто перевіряє і що фіксується |
|---|---|---|
| Відбір оголошень і рішення про участь | Тендерний координатор | Керівник відділу продажів затверджує, рішення записане в картці тендеру в CRM |
| Аналіз документації та перелік вимог | Тендерний координатор | Чек-лист вимог з кінцевим строком подання |
| Технічна частина і підтвердження характеристик | Технічний спеціаліст або менеджер | Координатор звіряє з технічною специфікацією |
| Кваліфікаційні документи | Юрист, бухгалтерія, HR | Координатор звіряє зі статтею 16 і переліком у документації |
| Ціна та забезпечення пропозиції | Менеджер і фінансовий директор | Керівник відділу продажів затверджує ціну, фінансист підтверджує забезпечення |
| Складання пакета і підпис КЕП | Тендерний координатор | Особа, яка не збирала пакет, перевіряє за чек-листом |
| Реакція на вимогу усунути невідповідності | Координатор і заступник | 24 години з моменту повідомлення в системі, відповідь фіксується в CRM |
| Контроль строків | Керівник відділу продажів | Щотижневий огляд відкритих тендерів |
Якщо ви постачаєте оборонним замовникам, специфіку цього каналу описано в матеріалі про Агенцію оборонних закупівель.
Наступний крок
Тендерна пропозиція складається з блоків, за кожним із яких мають стояти відповідальний і заступник. Перш ніж подавати наступну пропозицію, варто чесно відповісти на питання, хто саме у вашій компанії сьогодні перевіряє готовий пакет і що станеться, якщо вимога від замовника надійде тоді, коли цей працівник недоступний. Якщо відповідь незрозуміла, зону варто описати регламентом до наступного оголошення.
